Более того, именно на понимание самых простых истин и уходит больше всего времени. Собственно поэтому автор и решился представить читателю набор совершенно тривиальных мыслей и советов. Не открыть великие тайны, а напомнить известные вещи. Если удастся заронить мысль о небесполезности поставленных вопросов, то и риск написания банальностей полностью оправдается.

Ну что ж, читатель, давайте займемся увлекательнейшим видом спорта, кое-где любимым, национальным – охотой на ведьм и поиском врагов. Кто он, тот, кто постоянно, подчас под дружеской, заботливой личиной, не дает Вам жить, ворует самое дорогое? Ежесекундно отравляет Вашу жизнь, не дает Вам достичь достойного Вас положения, почета и т.д. и т.п. Это Ваши знакомые Петя, Маша, или Иван Иванович? Увы … У Вас мания величия. Такого верного врага надо еще заслужить, а этот достался Вам без всяких трудов. Неужели не догадались? Встаньте, подойдите к зеркалу. Видите? Это Вы сами. Это Вы не доделали, то, что было нужно, это Вы, начав с понедельника, тут же и бросили, это Вы своими самокопаниями доводите себя до испуга и дрожи или, наоборот собственным бездумьем ввергаете себя в авантюры. Да-да, конечно, Вы бы сделали, но времени не хватает. Вот-вот. И этот враг постоянно крадет у Вас самое ценное – время, т.е. вашу жизнь. Победить время – это победить, прежде всего, себя самого.

Так, где же идет эта постоянная борьба, где поле великой битвы? Да повсюду! Прежде всего, внутри Вас, всегда и везде, где Вы пытаетесь реализовать свою великую миссию. Но мы с Вами уверены в Победе. Так давайте и приглядимся повнимательнее к местам боев во «времени» и в «пространстве».

Время.

Профессор,

снимите очки-велосипед!

Я сам расскажу

о времени

и о себе.

В.В.Маяковский

Рискну использовать опасный способ цитирования – пересказ в цитате. Но сама книга, к которой пытаюсь отослать читателя, «Техника личной работы» Г.Х.Попова, во многом повлияла на мои взгляды на обсуждаемую проблему.

«Среди фантастических рассказов Г. Уэллса есть история химика, которой изобрел «ускоритель». Принятый внутрь, он настолько ускорял работу сердца, нервов, мозга и мускулов, что казавшиеся прежде «мгновенными» процессы превращались в продолжительные и медленные. Этот рассказ, как и некоторые другие произведения великого фантаста, очень верно отразил одну из характерных проблем XX века - проблему времени. Карл Маркс писал, что все виды экономии в обществе сводятся в конечном счете к экономии времени».

В начале XXI в. вспомнить, уже, увы, не Г. Уэллса, а фильм «Матрица». Главный герой действовал настолько быстро, что и пули к нему неторопливо подлетали, и десятки суперврагов были ему не страшны. Мысль Маркса в личном плане банальна: экономишь время – реально увеличиваешь жизнь.

Время. Как ориентироваться в нем? Как управлять им? Вы строите домик или разбиваете грядку – не важно. Вы чертите планчик, измеряете всё на месте, размечаете, втыкаете колышки, натягиваете веревочки. Это в пространстве. А во времени? Да все то же. Те же измерения, планчики и разметка.

Начнем с простых вещей. С рассмотрения инструментов для работы со временем.

Чем измерять?

Часы. Многообразие!!!! Но главное - быстро и удобно определиться и получить ответ на вопрос «где мы находимся во времени?» или, скажем, «когда мы?». А также прикинуть – сколько времени понадобиться для того или иного дела.

Стрелки или цифры?

На мой взгляд, стрелки нагляднее. Углы или дуги, отвечающие временным интервалам позволяют наглядно и быстро улавливать, сколько времени осталось и т.д. Вы видите этот интервал. А при цифровой индикации Вам нужно производить вычитание из числа, отвечающего назначенному времени, числа, отвечающего текущему. Да еще шестидесятеричная система исчисления. Доли секунд, но Вы их потеряли или, хуже того, ошиблись в расчетах со всеми вытекающими отсюда последствиями - опозданиями, ожиданиями и т.п.

Но это о часах. А ведь еще есть и дни, и недели, месяцы, и, дай бог Вам здоровья, - долгие годы. И в них не грех бы ориентироваться. Конечно, речь идет о календарях. Чуть позже мы покопаемся в них. Сейчас только хочу поделиться своим чувством восхищения от красочных календарей, где, явно по недосмотру типографии, зачем-то впечатаны какие-то мелкие цифры – обычно от 1 до 31. Они только мешают воспринимать виды природы, женскую красоту или еще что. Но уж и постоянной борьбе со временем точно не помогают. Так же как в старом анекдоте (Вам шашечки или ехать?) определитесь – Вам картинки или календарь?

Колышки и черточки во времени

Когда Вы делаете разметку в пространстве, Вы вбиваете в землю колышки, на стене рисуете черточки и т.п. Какова их главная задача? Быть заметными и однозначно определять конкретное место в пространстве. А во времени? Да все то же. Давайте вместе обсудим, как можно перепутать и не заметить «колышки во времени».

14.00 или два часа дня?

Очень распространенная "болезнь" и путаница в указании времени.

– Встретимся в восемь.

– Утра или вечера?

16 и 6 легко смешиваются в голове, и, как ни парадоксально, 6 (шесть) легко трансформируется в 18.00.

На слух девять и десять (особенно по телефону) легко путаются. Без десяти девять. Не удивляйтесь, если это будет воспринято как без десяти десять.

Если уж давать советы, то рискнул бы предложить следующее: как Вы видите на часах с цифровой индикацией, так и говорите (9.45 – девять сорок пять) и записывайте (ну а это общий совет, не только для времени.) И день не забудьте. И лучше указывать и дату, и день недели. Восприятие времени бывает очень своеобразным (Кто из Вас не сталкивался с ощущением, что время течет медленно или летит на крыльях?). А способ борьбы? Да все тот же – точность и аккуратность. Не стесняйтесь, повторите пару раз. И когда Вам называют время – повторите, чтобы собеседник убедился в правильности того, что Вы услышали. Повторение не только мать учения, но и гарантия точности восприятия, и дополнительная защита от ошибок

Забитые колышки не должны превратиться в забытые

Бессмысленно забивать колышки и тут же их выбрасывать, так же бессмысленно записывать напоминание о событии и выбрасывать записку или тщательно ее прятать, чтобы не увидеть и не вспомнить никогда. Бессмысленно вбивать два одинаковых колышка, а потом по прошествии времени пытаться мучительно вспомнить к чему они относятся. Так же бессмысленно смотреть на какие-то цифры в своих заметках, если не понятно, к чему они относятся.

Вот мы и подошли к вопросам – как и где ставить колышки во времени, как и где делать метки во времени. И здесь богатство средств.

Листочки, клочки бумаги, узелки на платках, манжеты и прочие подручные средства…

Ну, разумеется, если у Вас всего одно дело, то, может, и достаточно завязать узелок на память. Всё зависит от этой самой памяти. Если узелка хватит, чтобы вспомнить, – всё, задачка решена. Если же Ваша память не желает хранить детали, то их надо сохранить в записанном виде. На листочке? Можно и на листочке. Его легко носить с собой, легко положить на стол для напоминания, но легко и потерять. Поэтому, чтобы не искать разлетающиеся листочки, найдите удобное Вам средство для хранения своих записей – меток во времени.

А перед тем как обсуждать некоторые из них, поговорим об особом виде меток во времени – повторяющихся событиях. Очень часто в нашей жизни нечто повторяется с завидной регулярностью – и дни рождения, и юбилеи, и оперативки, и многочисленные заседания и пр. И это надо учитывать при выборе инструмента для работы со временем.

Есть и еще одна специфическая проблема – события без точной даты. Вы знаете, что нечто должно произойти, но время в силу тех или иных причин не определено. Например, некая встреча, о которой Вы в принципе договорились, но время не определили. А договорились созвониться позже (тоже замечательное времяуказание!). И забыть нельзя, и записать неясно куда. Но это уже скорее задача, а не событие.

Вывод – записывать надо не только определенные во времени события, но и «не привязанные» к конкретному времени задачи.

Настольный перекидной календарь.

Хорошая штука, если Вы сидите на месте и всё что Вам нужно для работы и для жизни, у Вас на рабочем столе. Но… Если Вы перемещаетесь по делам, то таскать с собой этакое устройство не очень-то сподручно. Даже если Вы сидите всегда на рабочем месте, виден только один рабочий день – для планирования это неудобно. Чтобы сделать заметку о событии через месяц, нужно перелистывать несколько десятков страниц. Пометки о повторяющихся событиях также затруднительны (но это общая беда всех бумажных устройств) и вдобавок не наглядны. Общий вывод – как украшение рабочего стола можно и использовать, для работы – малополезен и малопродуктивен. Лучше, чем ничего, и, если хотите сделать первый шаг – делайте.

Ежедневник

Тот же календарь, но в виде книжки. Уже можно и с собой носить. В некоторых случаях на страницах появляется временная шкала, что позволяет планировать рабочий день. И пометки по времени приобретают большую упорядоченность. Но у кого есть потребность расписывать день по часам и минутам, уже нуждается и в наглядности по неделям, а то и месяцам и годам. А ежедневник унаследовал болезни перекидного календаря и по ненаглядности, и по работе с повторяющимися событиями. Вывод – дорогой переплет картинки и всякая дополнительная информация в ежедневнике скорее украсят, чем облегчат Вашу жизнь (чаще наблюдал картинку, когда ежедневник используется как блокнот для записей и пометок).

Еженедельник

Казалось бы, не бог весть какое отличие от перекидного календаря и ежедневника. Но это уже вполне рабочий инструмент. Можно и в портфель положить, и на рабочий стол. Уже можно видеть всю неделю и планировать ее, временная шкала на каждый день позволяет и его расписать по часам. За наглядность приходится расплачиваться малым местом для записей. (В ежедневнике – страница на день, а здесь соответственно – на неделю.) Остается болезнь бумажных носителей – трудоемкость работы с повторяющимися событиями и задачами. Могу поделиться своим «трюком». Задачу записывал на маленький листочек и прикреплял скрепкой к текущей «неделе». Неделя проходила, и я прикреплял листочек к новой «неделе». Экономия времени очевидна – замена переписывания переприкреплением. Очевидны и недостатки – листочки и открепляются, и теряются. Вывод – если проблем у вас уже много, а компьютер еще не стал Вашим подручным средством – заведите еженедельник.

Органайзеры

Даже при работе с простейшими инструментами по укрощению времени Вы вольно или невольно записываете разнообразную информацию – телефонные номера, адреса, имена, фамилии, какие-то соображения и пр. Затем в поисках нужного телефона Вы перебираете кучу листочков, старые пачки от сигарет (где некоторые записывают свои гениальные мысли) или перелистываете календарь, пытаясь вспомнить, когда Вы могли записать нужный номер, потом находите какие-то цифры и тщитесь определить, является ли это нужным телефоном или комбинацией времени встречи и ПИН-кода Вашей кредитной карточки. Помимо набившей оскомину мысли об аккуратности видим и реальную потребность работать с разного типа записями одновременно. Откликнуться на эту очередную головную боль призваны органайзеры, тайм-менеджеры. Обратите внимание, что здесь сквозь англоязычное звучание уже пробивается иной, более высокий уровень работы. Это уже не просто календари, а «управители временем», «организаторы» (Ваших побед).

Органайзер – это два (три, четыре) в одном. Здесь и уже знакомый нам еженедельник, и алфавит для адресов и телефонов, и раздел для задач, а можно и еще что-нибудь добавить. Эти инструменты уже отличаются иным креплением бумаги. Как правило, они рассчитаны на сменные блоки с соответствующими отверстиями в листках для крепления. Большая гибкость – широкие возможности и для маневра, и для адаптации под индивидуальные потребности. Появляются и карманчики для визитных карточек, и калькуляторы, и отделения для кредитных карточек и денег, и разделы для учета расходов, многочисленная справочная информация, кармашки для ручек и даже линейки. Да, теперь у Вас много под рукой (без привычного органайзера как без рук) и в одном месте. Но старые бумажные болезни при работе с повторяющимися событиями остаются. Возможность «всё в одном» приводит к разбуханию любимой книжки, ведь Вы туда всё и складываете.

Электронные органайзеры

Разумеется, жизнь не стоит на месте, электроника вторгается и в обсуждаемую нами сферу. Уже давно появились электронные записные книжки, которые поддерживают и необходимые функции простейших органайзеров (календарь, заметки, задачи и т.п.). Малый размер, возможность носить с собой. Но маленький жидкокристаллический дисплей не давал нужной наглядности и соответственно не обеспечивал необходимого удобства. В ранних моделях была и проблема перекачки накопленной информации при переходе к другим органайзерам, проблема синхронизации данных с настольным компьютером. Но эти проблемы решались, а соответствующие устройства все больше приближались к карманным компьютерам. Кстати, о них...

Компьютеры.

Настольный персональный компьютер уже позволяет решать все вышеперечисленные задачи по организации Вашей работы на новом качественном уровне. Вся необходимая информация хранится и быстро находится. Решены задачи повторного ввода информации – так, например, для повторяющихся событий легко создавать соответствующие метки во времени. Шрифты, напоминания, перекачка данных, синхронизация и т.п. Всё это и многое, многое другое есть в широко распространенной программе MS Outlook. Мне кажется, что мы скорее сталкиваемся уже с другой проблемой – программа достаточно сложна, и уже не все ее возможности реализуются обычным пользователем. Как бороться с этой «заразой» мы с Вами помыслим уже в специальном разделе по электронной (е-) бюрократии.

Важной составляющей становится возможность работы в сети и использование электронной почты. И всё это интегрировано в единый программный продукт. Наверное, единственный недостаток – «настольность». Но и она уже преодолевается – получили широкое распространение ноутбуки и карманные компьютеры (КПК).

КПК

«И я достаю из широких штанин, Дубликатом бесценного груза»

В.В. Маяковский.

Сбылась вековая (возникшая в прошлом веке) мечта народа. Теперь вполне полноценный компьютер можно носить в кармане, и умещается он на ладони (отсюда и названия – карманный, наладонник). А если он синхронизируется с Вашим офисным или домашним ПК, то реально является «дубликатом бесценного груза» Вашей информации. Сочетание мощи, универсальности, мобильности создает уже иное качество. Думается, что этот вопрос лучше обсудить в специальном разделе «мобильный офис». Уже и коммуникаторы, и смартфоны отвоевывают свое место под солнцем и в Вашем кармане.

Так быстренько, шаг за шажком, мы пробежали путь от клочков бумаги к достижениям современной техники. Но время!

Встав на путь банальностей, не испугаюсь и очередной. Сами по себе инструменты не делают человека мастером. Умение ими пользоваться – простой ответ и непростое достижение.

Пространство - Стол.

(Бюрократия — власть стола над Вами или Ваша над столом)

БЮРОКРАТИЯ (букв . - господство канцелярии, от фр. bureau - бюро, канцелярия и ...кратия)…

Если я, входя в уборную, начну, извините за выражение, мочиться мимо унитаза и то же самое будут делать Зинаида и Дарья Петровна, в уборной начнется разруха. Следовательно, разруха не в клозетах, а в головах.

М.А.Булгаков. Собачье сердце

Кому из Вас не знаком творческий (?!?) хаос и завалы бумаг на рабочем месте? Если Вам не знаком, то не читайте дальше, не тратьте время. Если же бумаги ливнем норовят заполнить любое свободное пространство вокруг Вас, если в борьбе с потоком документов Вы начали использовать персональный компьютер и получили тот же эффект – многочисленные файлы, расползающиеся по директориям, и невозможность найти нужное… Тогда несколько простых средств из числа находящихся у Вас под рукой существенно облегчат Вашу жизнь.

Начнем с анекдота.

Мыши очень страдали от лис, которые их ели и другими способами осложняли их и без того серую жизнь. Что делать? Пошли к мудрому филину за советом. Задумался мудрый филин и ответствовал: «Станьте ежами!» Обрадовались мыши, бегут довольные домой. Ну, теперь-то лисы их не тронут. Но… А как ? Возвращаются к мудрому филину с вопросом: «Как это сделать?» И ответствовал мудрый филин: «Я стратег! Детали — это не мой вопрос».

Вот так всегда. Лучше быть богатым и здоровым, чем бедным и больным. Да! А как? Так жить нельзя — сообщают нам. А как можно? И т.д. и т.п. Нет, не судите по началу, что открою Вам истину великую – тайну бытия. Задача моя скромнее: поделиться своим личным опытом – КАК я навожу порядок на столе и в собственном компьютере.

Рабочий стол – зеркало Вашей души.

Вали кулем, там разберем. От одной кучи к трем стопочкам

Как и в анекдоте, начнем с вопроса «ЧТО?». Что Вам нужно для работы? Пока письменный стол не переместился в прошлое и в музей, пока он привычен и интуитивно понятен, начнем с него – со стола[1]. Глаза – зеркало Вашей души, а вот рабочий стол - отражение Вашей организованности. Кто ясно мыслит, тот не только ясно излагает, но и ясно располагает бумажки на столе. Конечно, если у Вас один сиротливый листочек на весь стол, то придавите его чем-нибудь тяжелым (чтобы не улетел) и бросьте дальнейшее чтение. Эти строки для людей, у которых информации, листочков много и очень много, и они валятся и валятся (организация рабочего стола для борьбы с «листопадом»).

За рабочим столом (как это ни парадоксально, но я надеюсь на это) Вы работаете[2]. Для этого на стол нужно положить то, с чем Вы работаете (документы, рисунки и … назовем всё это в лучшем бюрократическом стиле «входящие»). Далее - все эти документы нужно куда-то положить на столе, чтобы удобно было читать, смотреть, писать, короче, работать с этими документами — нужна рабочая зона. А после того, как Вы поработали с «документами», Вы откладываете их, чтобы они пошли еще куда-то. Для пущей бюрократичности назовем их – «исходящие». Конечно, это всего лишь первичная, грубая классификация. Дальше мы рассмотрим вопрос более детально. Но уже сейчас ясно, что если у Вас три зоны смешались в одну (кучу), то поиски бумажки у Вас превращаются в перекладывание ВСЕХ документов находящихся на столе. Если же Вы приобрели простую привычку хотя бы (ХОТЯ БЫ!) не смешивать документы, которые Вы отработали, с теми, которые только поступили и с которыми Вы работаете сейчас, если каждый вид документов лежит в своей зоне – «входящих», рабочей и «исходящих», то Вы НИКОГДА не отдадите неотработанные документы, не задержите уже проработанные и не начнете без необходимости читать вторично уже прочитанный документ. Вали кулем, там разберем. От этого метода мы сделали мощный рывок к трем стопкам (кучкам) – и порядка стало больше. Банально? Тупо? Соглашусь, когда все перестанут наступать на эти грабли.

Рис.1

Но для работы Вам маловато только этих зон, где осуществляется документооборот. Для работы необходимы многочисленные вспомогательные средства. Где-то должен быть телефон и другие средства связи[3] — связь. А если для работы Вам постоянно нужны справочные материалы (справочники), то разумно ли бегать к книжным полкам или лучше положить их на стол (или в стол)? А ведь и это не все. Ручки, бумажки для заметок, скрепки и прочая мелочевка тоже где-то должны найти себе место. Вспомогательные инструменты. Ну и, наконец, деньги! То есть время, которое и есть деньги (недаром с него мы и начали наш разговор). Если у Вас одно дело, то его можно и запомнить, если же у Вас возникла проблема организации своего рабочего места – стола, то дел у Вас много и Вам наверняка приходится планировать свое время. И на столе должно быть место для средств планирования времени (чтобы Вы выбрали - календарь, клочки бумажки, еженедельник или что-либо иное[4] ...). Взгляните на рисунок 2, где плоды наших с Вами размышлений сведены зрительно в единое целое. Конечно, расположение зон довольно условно и во многом диктуется Вашими привычками.

Внимание! Мы ничего нового на стол не положили, ничего не добавили и не использовали никаких новых приборов и устройств. Но мы добавили на стол чуть-чуть порядка. КАК? Новое заключается в том, что мы:

а) разделили стол (хотя бы условно) на зоны (можно сказать функциональные зоны);

б) разложили наши вещички (документы, инструменты и т.п.) по зонам.

Итак, все-таки, на столе появились ЗОНЫ и РАСКЛАДКА.

Именно эти две простейшие штучки мы и используем в дальнейшем.

Рис.2

Входящие

Для разговора о «входящих» хотел бы вспомнить ситуацию, с которой сам лично столкнулся в канцелярии одной из организаций, где мне пришлось работать и, в частности, заниматься и делопроизводством. В течение дня в эту уважаемую организацию поступало число писем (входящих), измеряемое десятками, а то и сотнями. В какой-то момент мне с удивлением пришлось узнать, что некоторые документы регистрируются (присвоение входящего номера) в течение дня (а то и часа), а некоторые – в течение нескольких дней. Что это, случайность или злой умысел? Увы — закономерность, имеющая простое объяснение. Поступающие документы, которые по мере их прихода подносились к сотруднику, занимавшемуся их регистрацией, приносились несколько раз в течение дня стопками и складывались в одну стопу рядом с ним. Каждая новая пачка документов сверху. Следовательно, в первую очередь регистрировались документы, лежавшие наверху стопы и поступившие последними. А поступившие первыми и оказавшиеся внизу могли пролежать, дожидаясь своей очереди, и сутки, и двое. Вы скажете — ерунда какая-то, очевидная вещь, мелочь. Да, конечно, но именно из таких мелочей и состоит Ваш рабочий день, и из-за такой ерунды Вы можете сразу не найти важную для Вас бумажку. Не ставлю цели рассказать Вам про делопроизводство, но хочу подчеркнуть мысль о том, что и в зоне «входящих» стоит навести порядок. Всё тем же способом – ЗОНЫ и РАСКЛАДКИ.

Главное для Вас - определить порядок поступления документов из зоны «входящих» в «рабочую зону». Именно этот порядок и будет определять раскладку документов. Срочные документы, требующие немедленного рассмотрения, должны немедленно поступать в рабочую зону, т.е. рассматриваться, и по ним должно приниматься решение. А вот с остальными … если Вы прорабатываете документы в течение дня, то и складывайте их в порядке поступления (см. историю выше) и рассматривайте их в течение дня. Если же документов много и окончательные сроки их рассмотрения не ограничиваются одним днем, то возникает необходимость РАЗЛОЖИТЬ документы по срокам их рассмотрения. Так вот все тот же оригинальный совет – выделите ЗОНЫ по срокам и РАЗЛОЖИТЕ «входящие» документы по зонам (срокам)[5].

Рабочая зона

Фактически обе зоны — «входящие» и «исходящие» — как бы выросли из рабочей зоны. Их смысл и предназначение — отделить документы, с которыми Вы должны работать сейчас, от остальных. Поэтому главное требование к рабочей зоне – в ней находятся только документы, с которыми Вы работаете сейчас. Если Вы стали замечать, что у Вас в рабочей зоне стало долго лежать что-то, с чем Вы не работаете, то перенесите ЭТО в соответствующую зону, а если у Вас таковой нет, то задумайтесь о ее создании.

Исходящие

«Исходящие» – это результат Вашей работы с документами. И раскладка этих результатов (а соответственно и определение необходимых зон) зависит от того, что Вы будете дальше с ними делать. Простейший вариант – Вы работаете на корзину. Тогда под столом обязательно должна быть корзина. Вы прочитали документ и хотите его переправить кому-то (с пометками, с приветом или с поручением – не важно). Здесь-то, наверно, и появляются исходящие в узком смысле этого слова – то, что Вы отсылаете кому-то. Вы можете положить документы и в портфель, чтобы прочитать дома или еще где-либо[6]. Проработав документы, Вы можете захотеть их направить в свой рабочий архив (то, что вы используете постоянно или в дальний темный угол, ящик – может быть, когда и понадобится; это — уже вопрос организации хранения плодов Вашего творчества). Какие-то вопросы Вы захотите держать на виду, чтобы осуществлять за ними контроль.

Ну и, наверное, самое сложное – то, над чем еще надо поработать. Оставлять в зоне исходящих – значит нарушить логику создания этой зоны. Из нее документы должны исходить, а не ждать в ней, пока к ним вновь обратятся. Могу предложить два выхода. Первый – в рабочей зоне организовать очередную зону (документы в работе), где и хранить документы, над которыми работа не завершена. Второй вариант, вернуть документы в зону «входящих» в ту часть, где Вы раскладываете документы по срокам (вот и нужно положить в ту часть, что соответствует сроку, в который Вы планируете вернуться к незавершенной работе).

Почему у меня проскочили слова «самое сложное»? Да потому, что мало хорошо разложить, надо умело пользоваться.

Мало хорошо разложить – надо умело пользоваться

Все эти зоны и раскладки – средства для наведения и поддержания порядка. Почему они? В силу их простоты и наглядности (!!!!). Одного взгляда на стол достаточно, чтобы понять, есть ли у Вас документы, над которыми работа не завершена. Более того, Вы подчас одним взглядом можете оценить объем необходимой работы. Стол и раскладка на столе помимо внесения порядка выполняют как бы функцию планировщика Вашей работы и, соответственно, Вашего времени.

Но, как любое средство, оно может быть использовано и во вред. Веником можно смести мусор, а можно и такую пылищу поднять… Всё зависит от Вас, от Ваших целей и умений. С веником и пылесосом наводить порядок проще и удобнее, но… только если Вы умеете и хотите ими пользоваться.

К сожалению, жизнь показывает, что особенности личности проявляются в организации работы. Нерешительность может приводить к тому, что весь стол заполняется бумагами, над которыми «надо еще подумать». Но если число таких бумаг растет, то это глупая и опасная иллюзия — считать, что у Вас будет время над ними подумать (у Вас уже стола под бумагами не видно, да и сами бумаги похоронены под новыми слоями бумаг). Если же документы у Вас «вылеживаются», чтобы потом быть выкинутыми, то сделайте себе «долгий ящик» и складывайте туда бумаги для «вылеживания».

Главное — по любому документу принять решение, в частности, о том, куда Вы направляете документ. Тогда положить в ту или иную зону – дело несложной техники. Если Вы не можете определить, куда положить бумажку, то это указание либо на то, что Вам не хватает новой зоны, либо на Вашу нерешительность. Мысль героини «Унесённых ветром» («Я подумаю об этом завтра») может привнести успокоение в мятущуюся душу, но может и увеличить риск утонуть в потоке информации.

Количество зон – это тоже проявление умения работать, но это уже тема отдельного обсуждения.

Компьютер — е-бюрократия

Компьютер не создает порядок, а поддерживает Ваш беспорядок[7].

Нет, нет, не будет тонкостей программирования. Все гораздо проще и примитивнее. Ничего нового!!! Все это уже есть. Всего лишь, давайте используем это. Нет – нет, никаких сложных настроек мощных программ. Всего лишь разложим Ваши папки и файлы поудобнее. А вот КАК? Об этом и несколько страниц.

Апология плагиата.

«…ни один здравомыслящий человек не может похвастать, что он думает нечто такое, чего другой человек не думал до него. Он знает: мысли принадлежат всем и нельзя говорить: "Это мысль моя", подобно тому, как бедные дети, о которых упоминает Паскаль, говорили: "Это собака моя". Наконец, он знает, что мысль ценна лишь по своей форме, и что придавать новую форму старой мысли — это и есть вся задача искусства и единственно возможное для человечества творчество».

А.Франс. Апология плагиата. "Безумный" и "Препятствие"

Петр Первый прорубил окно в Европу. А Microsoft расширил окна (Windows) в мир персональных компьютеров. Почему же наш некомпьютерный мир так активно «ломанулся» в эти окна? Да в силу их наглядности и интуитивной понятности.

Вали кулем, там разберем. Увы, именно этот способ является наиболее распространенным методом организации переработки и хранения информации. Компьютер не создает порядок, компьютер поддерживает созданный Вами беспорядок. Нужная вещь в неподходящем месте превращается в хлам. Неупорядоченная информация, нужные сведения в неподходящее время превращаются в раздражающий шум.

Компьютер — уже не столько средство для работы, сколько среда для работы. Порядок в этой среде – отражение порядка в Вашей голове. Повторюсь. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает. Кто ясно мыслит, тот ясно и располагает (в том числе документы на столе и на экране и в памяти компьютера).

Конечно, чтение этих строк не может не оставить ощущения, что Америки читателю не открывают. Более того, в этой самой Америке уже много напридумано для решения этих проблемок. Ну, например, Outlook. Именно, именно, и даже более. Там и почтовые услуги, и мощный планировщик времени, и аппарат для отслеживания задач, и… Вот только настраивать все это… И хватают люди клочок бумаги, и пишут, и теряют, и снова, а вся эта мощь … Да, надо учиться, да, время, да… А ведь это и есть наша задача — предложить более простой, наглядный способ. О нем мы с Вами и разговариваем. Да он и не нов. В самой основе идеологии Windows заложены мотивы наглядности и интуитивной понятности. Да только в погоне за созданием единого программного продукта (тот же Outlook) пришлось чем-то пожертвовать, в том числе и частью наглядности.

Стол, экран, окна, папки, клики…ЗОНЫ и РАСКЛАДКИ.

Вернемся на пару шагов назад и посмотрим на упорядоченный нами стол. Что нам с Вами мешает перенести все эти идеи на экран компьютера? Аналогия (и за это также спасибо Microsoft^,у ) – полная. Более того, используя стандартные программы рисования, Вы сами легко расчертите поверхность рабочего стола (см. рис.3). И далее рассортируете всё, что у Вас есть, по углам своего компьютера.

А что у вас есть ? В самом широком плане – документы или файлы, содержащие информацию в том или ином виде (обратите внимание, что в Windows изначально есть папка «Мои документы»).

Папки. Как видите, объединенные (или сваленные в кучу) разнообразные документы и образуют папку. Да, да. Полная «бумажная» аналогия – уж чего-чего, а папок с документами у бюрократов хватает.

Окна. Ну, уж эти штучки даже дали имя операционной системе. Что документы, что программы, что папки открываются в своем окне на экране Вашего ПК. А их размеры, расположение и настройки – зона Вашей ответственности.

Зоны – зрительно выделенные места на экране для расположения папок, окон, «иконок», ярлыков одного типа или относящихся к одной теме. Коль скоро окна надо располагать на экране, и мы стремимся навести на экране порядок, то сделать это можно с помощью «зрительных» подсказок, выделения зон на экране. Только вместо фотографий красот природы, красоток или себя любимого предлагается использовать более функциональное цветовое, графическое обозначение зон на рабочем столе.

Рабочий стол – также не новость, он есть у Windows. Можно создать самые различные рабочие столы путем индивидуальных настроек ПК, а можно использовать папку, разложив в ней все необходимое для работы (тогда стол откроется при открытии соответствующей папки).

Итак, подводя итог этого раздела, еще раз подчеркну – ВСЁ УЖЕ ДАВНО ЕСТЬ И ДАВНО ИЗВЕСТНО. Не надо «умствовать» и изобретать новое, а надо с умом применить старое.

рис.3

Порядок и беспорядок – это прежде всего Вы сами

Число зон на рабочем столе, экране монитора связано со структурой Вашего документооборота. Мало бумажек – нечего и огород городить. Слишком много зон (на одном уровне) ‑ опять неразбериха. Сама цель – «от кипы к трем стопочкам» – показывает логику создания зон. Число зон на одном уровне должно быть обозримо одним взглядом. Далее необходима Иерархия. Если же требуется несколько взглядов, то Вы заменяете проблему выбора нужной папки проблемой ее поиска и анализа структуры расположения папок на одном уровне. А потому либо используете сложные, требующие настройки программы для поиска нужных Вам документов (тоже путь), либо с самого начала используете интуитивно понятные средства для наведения порядка в своих делах. Помните, что расчистка авгиевых конюшен была подвигом (!!!) Геракла. Нужны ли Вам эти подвиги? Может быть, проще ежедневно наводить и поддерживать порядок на своем рабочем месте?

Если после сорока лет Вы проснулись, и у Вас ничего не болит, проверьте, живы ли Вы[8]. Если у Вас все в порядке — проверьте, в порядке ли у Вас с головой. Если у Вас в порядке с головой, то наведите порядок вокруг.[9]

Информация

Потому что во многой мудрости много печали; и кто умножает познания, умножает скорбь.

Екклесиаст 2:18

Мы и не заметили, как зажили и заработали в информационном обществе. Позвонил приятелю – «Как дела?» Запросил информацию. Записал телефон на бумажке – зафиксировал информацию. Переписал в телефонную книгу – отправил информацию на хранение. Порылся в бумагах, выяснил номер своего страхового полиса. Отыскал информацию. Проследите за собой и Вы убедитесь, что основную массу времени тратите на поиск, сбор, переработку, передачу информации. Да и не только Вы. «Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30%-непосредственные издержки производства, а остальное компенсация стоимости разработки автомобиля, т.е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости»[10]. Но и не только «их деятельности», но и Вашей. Поэтому не будет большой ошибкой поразобраться в этом вопросе.

Или Вы разберетесь с информацией, или она «разберется» с Вами.

Песнь о бюрократии

Hе трогайте бюрократов. Большая польза от них происходит.

М.Жванецкий.

Ну, уж конечно! Не утерпел Михал Михалыч и воспел нелёгкий труд бюрократа. Да нет, обычный прием - цитата, вырванная из контекста, тем более сатирического, меняет смысл на противоположный. Давно уже, давно слово это не несет позитивного заряда и несмываемым пятном, хуже - клеймом, ложится на своего носителя. Подобно пресловутой ложке дёгтя, бюрократия не только портит любую бочку с плодами трудов пчелиных, но, въедаясь во все поры, растекается по жизни, ругаемая и проклинаемая, но неуничтожимая и неискоренимая. Из любой очередной кампании по борьбе выходит окрепшей и поздоровевшей. "Пусти козла в огород" – поручи бюрократу бороться с бюрократией. А если не бюрократу? Тоже было – либо полный развал в делах, либо из борцов рождается новая бюрократия, только хуже прежней, т.е. тот же развал, но, может быть, и не полный.

Короче говоря, жуткий зверь, даже если вчитаться в чеканные строки энциклопедического словаря:

"Как необходимый элемент управления, администрации бюрократия превращается в особый социальный слой, которому присущи: иерархичность, строгая регламентация, разделение труда и ответственности в осуществлении формализованных функций, требующих специального образования. Бюрократии свойственны тенденции к превращению в привилегированный слой, независимый от большинства членов организации, что сопровождается нарастанием формализма и произвола, авторитаризма и конформизма, подчинением правил и задач деятельности организации главным образом целям ее укрепления и сохранения. Это находит крайнее выражение в авторитарных системах. Демократическое общество стремится выработать формы контроля и управления, направленные на преодоление или ограничение отрицательных черт бюрократии".

А автор вместо борьбы с этим злом предлагает Вашему вниманию фактически пособие для этих злодеев. Явно руководствуясь известной банальностью: "Мафию нельзя победить. Мафию можно только возглавить".

Нет. И это было бы чересчур. Скорее, автора вдохновляет перефразированная мысль Черчилля о демократии. Применительно к нашему предмету ее можно сформулировать так: бюрократия - худшая из форм управления, но ничего лучшего пока не придумано.

БЮРОКРАТИЯ (букв . - господство канцелярии, от фр.. bureau - бюро, канцелярия и ...кратия), первоначально - власть, влияние руководителей и чиновников аппарата правительства; в дальнейшем - обозначение слоя служащих в крупных организациях, возникших в различных сферах общества.

Не углубляясь в тонкости и детали научных исследований, даже опираясь на простой жизненный опыт, можно легко заключить, что по мере усложнения чего-либо происходит специализация и выделение соответствующих специализированных функций. Так и по мере усложнения жизни общества произошло выделение функций управления. А дальше пошло усложнение самого управления.

Ведь даже поверхностный взгляд, просто прочтение таких слов, как «управляющий делами», «руководитель аппарата», «управление проектами», показывает, что усложнение самого процесса управления зашло весьма далеко и само уже требует управления самим собой. Это всего лишь подтверждает, что мы имеем дело со зрелым явлением и что наскоком искусством бюрократии не овладеешь.

Даже из энциклопедических определений видно, что любые организации порождают бюрократию. Что же специфично для нее? Ведь организационные структуры работают и в государственной сфере, и в бизнесе. Но бизнес – это распределение рисков. Бюрократия – это распределение ответственности.

Нет не этому крайне полезному и жизненно важному процессу – перекладыванию ответственности на чужие плечи - хотелось бы посвятить эти заметки. Скорее технике обычной повседневной и рутинной работы. Но мир бюрократии богат и многообразен. Даже если прочитать классические труды по Законам Паркинсона, Принципу Питера и Законам Мерфи, невольно вглубь души проникает осознание сложности, алогичности и многослойности этой «вселенной». Но перед тем как приниматься за создание сложных полифонических произведений, надо бы «постучать и по нотам» – начинать следует с простого. А потому продолжим наш путь!

Чтобы не принижать роль бюрократа, не будем говорить, что он погряз в бумажках. Нет, он работает с информацией (или, как хорошо звучало одно время в новостных программах, – «работает с документами»). Хотя, конечно, пока основной носитель информации – увы, бумажка. Как с ними быть или не быть? Вот в чем вопрос.

Нет, нет и еще раз нет. Не научное исследование информации, не теория. Для дальнейшего изложения ограничимся вполне обывательским и бытовым пониманием. Слова, цифры картинки и прочее что как-то изменяет наше знание (Узнал что-то – получил информацию). Нам работать и жить надо, а не теории строить (хотя и нет ничего практичнее хорошей теории). Но сейчас мы с Вами пользователи, а не ученые-теоретики. Мы, конечно, разложим виды информации «на кучки», по «стопочкам» и рассмотрим каждую в отдельности. Но для начала пара общих замечаний.

Поддержание порядка в делах требует времени и усилий. Банально, но в доме надо убирать, а иначе зарастешь грязью. Вещи надо раскладывать по полочкам, а иначе поиски рубашки превращаются в кошмар. Поэтому, работая с информацией, нужно держать в голове простую мысль – как только бумажка, слово устное, мысль и т.п. к Вам попала – думайте - куда Вы ЭТО денете, как и где будете хранить, и искать потом.

Время, драгоценное время Вашей жизни. Неужели Вам не жаль тратить его, переписывая телефоны из старой книжки в новую, рукописные заметки в компьютер? Информацию нужно фиксировать только один раз, а потом лишь обрабатывать и хранить (или выбрасывать!).

Так с какими видами информации мы сталкиваемся, как удобнее её использовать, хранить и передавать?

Виды информации

1. «Вначале было слово». Речь устная и письменная. Что может быть более привычным и повседневным? Разговоры, переговоры. Письма и записочки. Итак, речь письменная и устная.

2. Современный мир немыслим без цифр. И в работе постоянно требуются цифровые данные, таблицы, графики.

3. Но и это не все. Многообразие графических изображений. Планы, рисунки, фотографии. Элементарная схема проезда к нужному месту – уже графическая информация.

4. Видео информация перестала быть достоянием профессионалов от кино. И в быту и на работе и легко монтируется в компьютер.

Мощь современной техники позволяет легко совмещать разные виды этой информации для одновременного использования (Видеоконференции, презентации, электронная почта с картинками и клипами и т.д. и т.п.).

Информация. Как представлять

Начальник говорит подчиненному:

"Документ мне понравился,

но надо упростить, чтобы любому идиоту было понятно".

"Какие именно места Вам непонятны?"

Текст

«Нам не дано предугадать, как слово наше отзовется». Но именно поэтому необходимо постоянно думать об этом. Именно поэтому целый раздел мы обсудим с Вами как писать и читать письма. Именно поэтому вкрапливаю в этот текст цитаты и анекдоты. Удачное слово – зацепка для памяти, на него накинулась петелька ниточки воспоминаний и ассоциаций. Глядишь – что-то и осталось.[11]

Структурированный текст.

Это что еще за штука? Так он перед Вами. Это еще один способ выделить суть и донести ее до читателя. Все, что Вы прочитали выше, можно было бы излагать и сплошным текстом без нумерации и выделения. Но ведь и абзацы и главы придуманы для отделения законченных мыслей и разделов от остальной части текста. Мы просто движемся дальше и отмечаем главные слова, которые, по сути, создают конспект-оглавление (см. начало). Выхватываем из текста выводы и наиболее существенные моменты. А есть еще способ вынесения основных мыслей, в виде своего рода, резюме в начале или в конце главы. Вспомните, как Вы знакомитесь с новой книгой. Смотрите аннотацию, оглавление, пробегаете предисловие. Так и с письменной речью. Если в тексте взгляду не на чем остановиться, он и не остановится – пролетит мимо. А на чем он должен остановиться? Вы, конечно, удивитесь – останавливаться нужно на главном.

Бросьте взгляд вокруг. Всюду нас встречают объявления. Крупными буквами – ОБЪЯВЛЕНИЕ! Или ВНИМАНИЕ! И далее мелким, а если крупным, шрифтом - Уважаемые граждане! Мы так привыкаем к этому, что уже не обращаем внимания, которого от нас и добиваются. А давайте задумаемся вместе. Насколько разумно такое оформление объявления? Разве не очевидно, что висящий на стене листок и является объявлением, информацией для всеобщего обозрения, внимания. Зачем это писать, да еще самыми крупными буквами. Мелочь, но это пока мы не начинаем искать нужную нам информацию. И тогда «продирание» сквозь многочисленные ОБЪЯВЛЕНИЯ начинает раздражать. И снова о главном! Именно главное слово и должно быть наиболее броским в тексте. Учитесь у рекламщиков. Главное слово должно быть еще и понятным. Пример из собственного опыта. В организации, занимающейся регистрацией прав на недвижимость, в объявлении крупно – выписки из ЕГРП. Молодцы! Но для себя. Это вы, кто писал, знаете, что ЕГРП – Единый Государственный Реестр Прав. А обычный человек приходит за справкой о своей квартире (при этом он не очень то и представляет что это за справка – ему сказали – иди – там дадут). Так что для него, что ЕГРП, что ЁПРСТ – все едино.

Выделяя самой существенное, мы помогаем быстро ухватить суть. Главные идеи и образуют структуру – скелет текста, который мы и выделяем.

Таблица

Но ведь можно пойти и дальше по пути выделения и подчеркивания структуры. И одним из инструментов для этого является таблица.

Таблица – форма представления информации о формах представления информации.

Виды информации	Форма представления	Комментарии
слова
устная речь
	разговор	Если «ни о чем», очень затратно по времени. Если по делу – максимально эффективно. Но стоит и записать содержание.
	совещание	«Богатство человеческого общения» стоит подготовки.
	аудиозапись	Экономит время на запись, но тратит его на расшифровку
письменная речь
	Текст	письма – как писать и как читать -обсудим отдельно далее
	Структурированный текст	Позволяет лучше выделить и донести главное
	Таблицы	Удобны для представления больших объемов однородной информации, для прослеживания и выявления закономерностей, для представления «выжимки»
цифры	Цифры в выступлении, тексте	В тексте воспринимается плохо, особенно на слух. Если только одна «яркая» круглая цифра.
	Таблицы	Удобны для представления больших объемов однородной информации.
	графики	Более наглядный способ представления зависимостей величин друг от друга.
графика	Графики, диаграммы	Выбирайте подходящий вид.
	Схемы, планы, карты	Один планчик заменит полчаса объяснений (налево, направо, не доходя, упрешься…)
	Структуры	Например, структура организации
	Процессы	Возможность графически изобразить изменение во времени, например, пошагово. Далее – видео.
видео	Простейшая анимация (в презентациях)	Остановись мгновение, ты прекрасно. Но жизнь – движение. И с эти нельзя не считаться при представлении информации
	Видео ролики	Уже технически НЕ проблема.
комбинации	Доклады с текстами, музыкой и видео, почта со звуковыми вложениями, MMS и пр.	Много элементов – много комбинаций. Богатство выбора, простор для фантазии.

Что же это перед нами? Да обычная раскладка информации. В каждую клеточку – кусочек информации. Скажите баловство? Ну, в целом, конечно. Но! Ведь и Менделеев «просто» разложил по клеточкам известные химические элементы. И не только ясность в умах наступила, но и появился мощнейший инструмент, в том числе, для поиска новых элементов. Привнесение порядка – привнесение нового качества. Вспомните из школьного курса и историю про классификацию в животном мире. И тут же сделаем оговорку. Польза от классификации, раскладки будет лишь в том случае, если за основу Вы будете брать существенные признаки. Ну, например, если вышеприведенную таблицу перерисовать, взяв за основу расположение строк по первой букве слова в строке и строго по алфавиту. И что? Сумбур, да и только.

Уговорил Вас, дорогой читатель? Убедил? Какое заключение напрашивается? Быстро вперед? Да! Но только надо вовремя остановиться. Десятки строк и столбцов также плохо воспринимаются, как и десятки страниц мелкого текста. Вывод? Надеюсь, что его банальность уже вызывает у Вас отвращение. Включать в таблицу самое основное и выделять в ней самое главное. Ну, например. Если Вы перечисляете статьи расходов, то имеет смысл выделить итог, итоговые цифры и сами строки, и столбцы, где они записаны.

Расходы	2000	2001	2002	Всего за 2000-2002
В никуда	1	1	1	3
В пустоту	2	1	0	3
В трубу	1	0	1	2
На ветер	1	2	3	6
ИТОГО	5	4	5	14

Посмотрев на эту модельную таблицу, Вы увидите все или только примененную часть «подчеркивания». Попутно, обращу Ваше внимание, что сумма в правом нижнем углу получается либо суммированием чисел в нижней строке, либо чисел в крайней правой строке. Это дополнительное средство контроля, которое Вы получаете как бесплатное приложение к используемой табличной (матричной) форме. Но и это еще не все. Разве не напрашивается желание провести сравнение. Узнать, например, долю средств улетающих «в трубу» в общей сумме расходов. И таблица (особенно электронная таблица) дает Вам такую возможность. Добавление колонки и пары формул позволяет увидеть интересующий Вас результат.

Расходы	2000	Доля	2001	Доля	2002	Доля	Всего за 2000-2002	Доля
В никуда	1	20%	1	25%	1	20%	3	21%
В пустоту	2	40%	1	25%	0	0%	3	21%
В трубу	1	20%	0	0%	1	20%	2	14%
На ветер	1	20%	2	50%	3	60%	6	42%
ИТОГО	5	100%	4	100%	5	100%	14	*100%*

Далее Вам может захотеться использовать закрашивание ячеек. Просится и добавление доходов. И график захочется построить. И т.д. и т.п. Нет пределов для совершенства. Но позволю дать совет. Как только Вы поняли, что Вы можете эффективно донести главную идею, остановитесь. Вы не таблицу Менделеева создаете, а просто нечто рассказываете. Чтобы убедить Вас в правильности своего совета, сам же ему и последую. Достаточно рассуждать о таблицах.

Цифры

Часто говорят, что цифры управляют миром; нет сомнения в том, по крайней мере, что цифры показывают, как он управляется.

В.Гете

А посему как Вы представите цифры, такое впечатление об управлении миром и сложится.

Конечно, у многих из нас имеется весьма уважительное, и даже трепетное отношение к цифрам. И, в частности, это идет оттого, что, именно, в них выражаются такие важные для каждого из нас вещи, как доходы, зарплаты, цены, да и возраст наш. Если Вы бухгалтер, то понятно, почему Вы указываете суммы до копейки. Но если Вам нужно объяснить логику и масштабы проблемы, то многозначные цифры только мешают. Ведь число из 5-6 знаков воспринимается уже с напряжением. А смысла эти знаки не добавляют. Ну, представьте себе! Зачем человеку знать бюджет страны с точностью до копейки, тем более, что все равно будет не так («Все сходится кроме баланса»).

Лимон – штука из штук.

Бросьте взгляд на следующее число: 100000000.

Сколько? Смогли, не считая нулей, сразу уловить?

100000000	Вроде и просто, но воспринимается плохо.
100 000 000	Наличие пробелов позволяет быстрее «сосчитать» нули, но все равно от нулей в глазах пестрит. Да и пробел вещь ненадежная для визуального восприятия
100.000.000	Заменили пробелы на точки. Но что разделяет точка? То ли разряды, то ли отделяет целую часть числа от дробной? Возможна путаница. Да и все равно считать нули как-то не тянет.
100 миллионов	Уже и не совсем цифры. А когда речь пойдет о миллионах миллиардов.
100 «лимонов»	Жаргон. Вряд ли это деловой стиль.
10⁸	Коротко, удобно для восприятия, Легко записать любое сколь угодно большое число, но наукообразно.

1 м ≠ 100 см.

Этим неравенством меня поразили еще в институте. Но если вдуматься, то не так уж оно и парадоксально. Ведь в жизни все величины указываются приближенно. И даже вроде бы точные значения подчас округляются. Поэтому 1 метр это и 99 см и 101см. А 100 см это уж никак не 101 см.

А если расстояние до Солнца указать с точностью до сантиметра? Но есть ли в такой точности смысл? Само расстояние меняется при движении Земли. Размеры этих объектов существенно больше сантиметра будут. Поэтому и указывают в энциклопедиях среднее расстояние до Солнца. 149,6 млн. км. Мы очень привыкли к метрической системе с ее метрами. Поэтому приведенная цифра нам представляется вполне нормальной на вид. Но что такое измерение? Сравнение с неким эталоном меры, в данном случае эталоном длины. В свое время сам человек был мерой всего (и длина измерялась локтями да футами). Так чем же диктуется выбор меры? Самой задачей. Правильно выбранная единица измерения отражает наиболее характерные величины в рассматриваемой задаче. И тогда все величины, выраженные в этой мере, и записанные как числа, не будут представляться слишком большими или маленькими. Так возвращаясь к Солнышку, напомним, что существует АСТРОНОМИЧЕСКАЯ ЕДИНИЦА длины (а. е.), единица расстояний в астрономии, равная среднему расстоянию Земли от Солнца. 1 а. е. ~ 149,6 млн. км. И в этих масштабах астрономические величины (по меркам солнечной системы) будут выражаться совсем небольшими числами. Если же перейти к другим межзвездным масштабам лучше использовать «световой год». И тогда огромная астрономическая единица превратится в «жалкие» 8 световых минут.

К чему сие космическое путешествие? Для простого вывода. Если Вы хотите поразить кого-то цифрами, используйте малую единицу измерения (батон хлеба в миллиграммах выглядит весьма внушительно, а удав в известном мультфильме « в попугаях гораздо длиннее»). Если же Вы хотите добиться ясности и наглядности, то применяйте подходящую меру.

Не бывает скорости 100 км.

В одном произведении мне попалось забавное определение внешнего культурного лоска. Про одного (нехорошего) молодого человека было сказано, что в отличие от многих он умел склонять числительные. Редкое искусство, утерянное еще где-то в прошлом веке. И если с тысячелетием Казани мы справляемся легко, то восьмисотпятидесятилетие Москвы уже вызывает затруднение (даже при проверке правописания с помощью MS Word).

Еще один элемент «числовой культурки». Величины, которыми мы часто оперируем на словах, характеризуются еще и размерностью. Часто можно услышать, такое выражение: «На скорости более ста километров». Так вот этого не может быть никогда. Не потому, что скорость большая, а потому, что километр – единица длины, а не скорости. Не буду морочить читателю голову замечаниями, что и вес в килограммах не измеряется. Вес – сила, а килограмм – единица измерения массы.

Расчеты и прикидки.

Слово «точный», как правило, несет в себе положительный заряд. Это хорошо, но не всегда. Иногда просто не нужно. Одно дело провести экономические расчеты по проекту, другое дело примерно «прикинуть», т.е. приблизительно посчитать. В этом случае точные цифры не просто не нужны, а даже вредны. Поскольку Вы проводите расчеты с числами, в которых много значащих цифр. Это требует времени, а то еще и калькулятора. А для прикидки достаточно и одной цифры и клочка бумажки.

Лукавая цифра.

Вернемся к мысли, с которой начали этот раздел. Как Вы цифры представите, таким мир и покажется. (Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и статистика. Марк Твен) Поэтому стоит (и очень стоит) учитывать особенности восприятия цифр и чисел.

Если в результате вычислений или измерений получается круглое число, то не удивляйтесь, если Вам не поверят. («Круглые числа всегда лгут» Сэмюэл Джонсон.) Но удерживать в памяти легче как раз круглые числа.

10 или 9,99

Сколь часто мы встречаемся с эти трюком в магазине. Разница между приведенными цифрами всего доли процента. Не много. Но психологически разница существенна – десять и менее десяти.

Другой простой пример. У вас два счета на общую сумму 100 рублей и 50 рублей наличными. Можно, конечно, недооплатить каждый из счетов пропорционально (т.е. на половину). Результат – два неоплаченных счета. Но можно один оплатить полностью. И при тех же затратах ситуация качественно меняется. Количество не оплаченных счетов резко (вдвое) уменьшается и у Вас остается всего то один долг, который Вы, разумеется, погасите незамедлительно. По сумме платежей – одно и тоже. По счетам – в первом случае ВСЕ не оплачено. Во втором оплачена половина. Легко догадаться, что подобная логика применима и ко всякого рода отчетам. Но в них применяются и другие трюки.

Например, большие валовые цифры. «На эти цели выделено сто миллионов долларов!» Много? Ну, если на цели одного человека, то, наверное, да. Но если на всех в стране (в России, например), то меньше доллара на человека. Но как звучит то!

Относительные цифры. По отношению к 1913 году нечто выросло в пять раз (а по отношению к прошлому году при этом могло и вдвое снизиться). Вообще темп изменения какого-то показателя может впечатлять. Особенно если при этом не указывать какую долю от необходимого уровня данный показатель составляет. Ну, представьте себе, что Вам требуется 100 «чего-то». Это «что-то» прирастает ежегодно аж на 10 %. Разве это плохо? Но растет оно с уровня 1. Ну и прикиньте, сколько лет оно будет расти до нужного Вам уровня («Покуда травка подрастет, лошадка с голоду помрет»).

Или огромный рекламный плакат – скидка 50%, а то и больше. Ух, как нам повезло! Только и здесь происходит изящная подмена. Ведь Вас интересует цена, а не размер скидки. Подчас продавец изначально закладывает большую цену и большую скидку. Окончательный результат на уровне среднерыночного, а то и выше. Но как звучит завлекательно!

Замечательный способ приводить одновременно и абсолютные, и относительные цифры. Например, объем производимой продукции давать в штуках, а стоимостные показатели описывать темпами их изменений. Понять при таком подходе что происходит со стоимостью единицы продукции, по меньшей мере, затруднительно. Но выглядит все это весьма наукообразно.

Использование усредненных показателей даже породило замечательное выражение «средняя температура по больнице». «Средний уровень дороги» легко скрывает на ней все ухабы. А если средний уровень мал, смело говорите, что «в качестве примера можно привести следующее значение …». И приводите – какое Вам нужно. Вы же не говорите, что это справедливо для всех случаев, так просто пример. Надеюсь, что смысл выражения «лукавая цифра» вполне прояснился.

Вывод, как всегда банален. Если Вы хотите произвести впечатление – жонглируйте цифрами. Если хотите выявить существенное, то и ищите соответствующий способ представления чисел.

Рисунок

«Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать»

Проведите простенький эксперимент. Объясните дорогу куда-нибудь двумя способами – описанием (направо, налево, не доходя, упрешься) и с помощью схемы. Глубоко подозреваю, что второй способ покажется Вам и более простым и более наглядным. Например, дорогу к дому. Если Ваш дом стоит на широком и всем известном проспекте, то достаточно указать адрес. А если формальный адрес соответствует одной улице, сам дом находится во дворах и виден только с другой улицы. (Думаю, что Вы сами можете привести массу примеров. Сталкивался с ситуацией – адрес приемной по Печатникову переулку, но дом стоит в Колокольниковом переулке. Или. Долго возил меня таксист по Нью-Йорку, наивно полагая, что 250 улица находится между 249 и 251. Да! Как же!)

В рисунок заложен мощнейший потенциал. Давайте задумаемся вместе. Ведь даже слово «наглядность» (используется как синоним ясности, понятности) связано именно с визуальным восприятием. Слово «очевидность» - тож. Вспомним, например, «очевидное» и «наглядное» доказательство теоремы Пифагора (смотри на чертеж).

Из рисунка, очевидно, что сумма площадей двух квадратов со сторонами a и b (катеты) соответственно, равна площади квадрата со стороной c (гипотенуза). Что и требовалось доказать.

Карты, схемы, поэтажные планы и пр. и пр. Но существует и весьма значительный объем информации, которую описывать словами себе дороже. Ну, например, самые различные структуры. Это может быть и организационная структура компании, но и эта часть настоящих заметок может быть представлена в виде некоей структурной схемы:

Жизнь не акт, но процесс. Поэтому неудивительна потребность отражения этого факта. В принципе рисунок позволяет и это. Ведь иллюстрация к старой притче-загадке (утром - на четырех, днем – на двух и вечером - на трёх) и демонстрирует наше движение по жизни.

Разумеется, есть люди, начинающие и утро на двух ногах, а, изрядно нагрузившись, к вечеру оказываются на четырех. Но! Этот факт ни в коей мере не отрицает возможности графического отражения и других процессов (Далее уже надо снимать фильм).

Мы порассуждали с Вами о цифрах и о том, как важно «хорошо» их представлять. Так вот график и есть «естественный» способ представления числовых данных. «Поройтесь» в Microsoft Office (например, в Microsoft Excel). И Вы найдете большой набор всевозможных шаблонов для создания графиков, диаграмм с соответствующими разъяснениями. Все это уже заботливо (за деньги) заготовлено. Почему? Да потому что нужно для жизни. Не будем даже рассматривать их все, а отметим лишь три крупные группы и в соответствии с ранее данными советами все сведём в таблицу. В качестве основы для «графического осмысления» возьмем известную шутку: «Только 10% мужчин любят толстых женщин, остальные любят очень толстых».

График или диаграмма	Вид	Комментарий
Линии		Вроде бы самый привычный вид, напоминающий еще школьные графики функций. Поставил точки значений и соединил их линиями. Но подчас именно соединение и бессмысленно, так как создает некую ложную иллюзию «аппроксимации зависимости величин в промежутке между известными значениями». А ведь промежуточных значений может просто и не быть (например, Вы приводите численность населения городов). Вывод – удобно для графической демонстрации зависимости одной величины от другой (путь от времени и пр.) Внешне может быть излишне математично и наукообразно
Столбцы		Интуитивно более наглядно. Сам столбик зрительно ассоциируется с чем-то материальным. А если речь идет о финансах, вполне можно использовать и столбик из монет или из того, величину чего вы хотите проиллюстрировать.
«Блины»		«Блины» хороши для представления относительных величин, долей и процентных отношений. Угол сектора соответствует доле от целого (полный круг).

«Что по осям?»

Этот вопрос часто может звучать во время выступления докладчика, если график нарисован недостаточно ясно и не понятно какие величины откладываются по осям «X» и «Y». Взгляните чуть выше. Приведенные графики в таблице совершенно невразумительны. По простой причине – на них не указаны названия величин (в данном случае «доля влюбленных мужчин»). Догадаться, наверное, можно, но быть уверенным нельзя. Не ждите вопроса про оси, график должен не только украшать Ваше изложение, но и делать его максимально ясным.

Масштаб тож.

Чуть раньше мы с Вами уже обсудили важность выбора подходящей единицы измерения для удобного представления величин. Для графического представления вопрос масштаба - вопрос наглядности. Бессмысленно рисовать график зависимости пути от времени (если пройденный путь метры, а время минуты) и при этом единицы на графике – километры и часы. Иногда возникает необходимость одновременно отобразить на графике и очень малые (например, 10 ^-6)и очень большие величины ( 10 ⁶). Открою Вам (и только Вам) великую тайну – мы с Вами не первые люди на Земле. Предыдущие поколения уже подумали за нас. Используйте логарифмический масштаб (отображайте не саму величину, а ее логарифм). Позвольте мне обобщить эту мысль, возвысив её до очередной банальности. Решайте нужную Вам задачу и не изобретайте велосипед там, где это не нужно. Экономьте свое время и не стесняйтесь использовать опыт предыдущих поколений. Собственно, именно пропаганде этой мысли и посвящены все мои заметки.

Презентация

Конечно, ещё не исчезла магия кино. И возможность создать нечто подобное подручными средствами и манит, и увлекает. Подчас фильм и является наиболее адекватным средством представления информации. Однако, думается, что обсуждение этого вопроса в рамках данных заметок было бы слишком мощным вторжением уже в кинематографию или телевидение. Но жизнь – процесс и движение. Поэтому, разумеется, будет востребовано средство, позволяющее передавать и отражать это движение. Таким средством и является презентация – маленький фильм, созданный Вами стандартными средствами на компьютере. Всё, что мы обсудили с Вами ранее, может быть объединено и представлено в рамках презентации. Более того, может быть добавлен и звук и эффекты анимации (Если так дело пойдет, то скоро компьютерные презентации начнут приятно пахнуть и дружески похлопывать Вас по плечу).

Подчас выступление докладчика сопровождается демонстрацией тех или иных картинок, графиков. Не стал бы торопиться называть этот «видео» материал презентаций. Это именно иллюстрации к тем или иным моментам доклада. Предложил бы все-таки понимать под презентацией комплексное, цельное, законченное представление той или иной информации по определенной теме. Разумеется, презентация может быть органично включена в выступление. Но она и сама по себе представляет законченную форму подачи материала.

Ко всем замечаниям по форме представления различных видов информации добавим именно соображения связанные с движением. Если листочек с картинкой Вы можете вертеть и рассматривать, то слайды презентации мелькают как в калейдоскопе. Поэтому все надписи должны быть легкочитаемыми, картинки четкими и без излишних деталей. Цель презентации – представить большой объем информации. Поэтому, как и в письме нужно задуматься о логике изложения, о структуре и форме подачи материала.

«Заботливый» Microsoft и в этом случае заготовил для нас изрядное число шаблонов презентаций. Но … Ноты ведь тоже используются всеми одни и те же. А вот музыка получается из одинаковых нот разная.

Иероглифы нашего времени - J

Иероглифы. Не без некоторого элемента высокомерия мы с высот европейской культуры подчас поглядываем на эти значки. Да и сами они становятся подчас символами архаичности и неоправданной сложности.

«Но иероглифы в Китае - это не только символ древней культуры. Испокон веков они обеспечивали единство нации во времени и пространстве. Даже в начале ХХ столетия иероглифическая письменность позволяла всем образованным людям читать древние изречения Конфуция и сочинять стихи по средневековым образцам. Она же всегда связывала воедино множество китайских диалектов-языков. Их несхожесть настолько велика, что жители разных областей Срединного государства либо устно объяснялись друг с другом через "переводчиков", либо "писали" на ладони иероглифы, читая их со своим диалектным произношением. Пример такого диалектного произношения - название города Гонконг. Два иероглифа, которыми записывается это название - "Ароматная гавань", известны нам в южном чтении, распространенном в самом Гонконге и в соседней китайской провинции Гуандун. В стандартном же пекинском произношении Гонконг звучит как Сянган». (О.И. Завьялова, http://science.ng.ru/human/1999-10-20/hieroglyph.html)

Юмор ситуации заключается в том, что западная цивилизация все активнее внедряет в нашу повседневность именно идеологию пиктограмм и идеограмм (пиктографическое письмо известно со времен неолита).

Простейший пример – смайлики. А «окошки» Microsoft^,а просто перезаполнены самыми разнообразными значками. Как и иероглифы в древнем Китае эти «картиночки» объединяют мир (даже если Вам попадётся «нерусифицированная» программа, Вы легко сможете сориентироваться в привычном мирке «виндоусиных» символов).

Но есть вторая сторона – увеличивающаяся скорость нашей жизни. Короче и яснее! Именно эту цель и достигает идеограмма. Если Вы в своем телефоне, компьютере увидели значок конверта, то и слов уже не нужно. Пляшите – письмо (сообщение) пришло!

Сказав «за», скажу и «против». Наверное, приятно и полезно читать Конфуция на языке оригинала, но только с маленькой оговорочкой – если Вы знаете этот язык. Так и современные иероглифы не всем известны и не все их готовы принять.

Поэтому не надо разговаривать по-китайски, с теми, кто не говорит по-китайски.

От романов к слоганам

Творцы словесности формируют и образы, которыми мы мыслим, оперируем в повседневности. Убыстряющийся ритм жизни (увы!) приводит к тому, что мы все больше погружаемся в постоянный фон и шум рекламы. Слоганы вытесняют образы классической литературы и начинают восприниматься как образец для формулирования своих мыслей. С этим можно не соглашаться, но нельзя не учитывать. Выбор перед нами - пытаться переучить ВЕСЬ мир или создавать хорошие слоганы. Не думаю, что создание хорошего афоризма самый большой грех

До сих пор горжусь тем, что, занимаясь регистрацией прав на недвижимость, сформулировал следующую мысль: «Прав не тот, у кого больше прав, прав тот, у кого права зарегистрированы». Озвучил эту формулировку на одной из пресс-конференций. На следующий день прочитал уже в «МК» без ссылки на автора. И еще через пару дней уже на конференции государственных регистраторов прозвучало: « как у нас говорят» и далее по тексту. И это хорошо. Хорошая фраза отрывается от автора (Как говорили древние греки или сказал поэт). И я горжусь, когда слышу свои слова с комментарием «как у нас говорят». (Помните, как вопрошал Авессалом Владимирович Изнуренков в «Двенадцати стульях»: «Под чем я подпишусь? Под двумя строчками?!»).

В прошлом афоризм – проявление остроты ума, сейчас жестокая необходимость скорости восприятия, необходимость быстрого и концентрированного выражения мыслей. Краткость уже, увы, не сестра таланта, а простой рабочий инструмент.

Письма

Как писать

Один из наиболее распространенных видов документов. Вы ли хотите добиться чего-либо от начальства, от Вас ли добиваются чего-то, письмо – это и есть форма, в которую Ваше или чужое желание облечено. И если Вы намерены своей цели достичь, то уж постарайтесь.

Обращение

С чего начинается письмо? В подавляющем большинстве случаев с обращения. Это Ваши первые слова, когда Вы подходите к человеку. И от них многое зависит. «Помните, что для человека звук его имени является самым сладким и самым важным звуком человеческой речи (Дейл Карнеги)». Поэтому не называйте Ивана Ивановича Иваном Никифоровичем и уж тем более не ошибайтесь в женских именах (если не верите, то начните знакомство с девушкой, назвав ее чужим именем). Остерегайтесь необычных (например, несклоняемых) фамилий. Именно здесь легко перепутать пол адресата. Есть масса иных мелочей или, точнее, как Вам может казаться – вещей несущественных. Но Наталья и Наталия разные имена. Сокращения подчас удобны для нас, но у адресата вызывают изжогу:. Мин, что-то – там – как он посмел наше Министерство так назвать! Или, хуже того, вообще напутал в названии организации.

Название должности:

«- Мама, кто такой Карл Маркс?

- Экономист.

-Как наш папа?

- Нет! Наш папа старший экономист.»

Близкая мысль на ту же тему: «Государь и милостивый государь – две большие разницы».

Это для Вас начальник и руководитель, мол, все едино. Для Вашего же адресата должность и ее название – это годы долгой и упорной работы, иногда это вершина, Эверест всей жизни. А Вы по неосторожности Эверест Эльбрусом обзовете. Гора, да не та и не там. Не успели обратиться, а уже все испортили. Не сомневайтесь, при личной встрече этот самый начальник-руководитель демократично объяснит Вам, что для него суть важнее названия должности, и даже вспомнит поговорку: «Хоть горшком назови, только в печь не ставь». Но подсознание на то и подсознание, чтобы вершить свою работу тихо и незаметно, особенно для Вас. Вам это нужно? Более того, если Вы обращаетесь к вышестоящему по должности, неправильно эту самую должность указывая, Вы даете возможность руководящей голове сделать простое заключение: «Если автор не знает элементарных вещей (к кому он обращается!), то, что от него можно ожидать по делу?!» Все! По Вашему письму, еще и непрочитанному, уже принято решение – отказать.

Структура

Сказать или быть услышанным?

Сколь часто мы подсознательно ставим себя на место Учителя и Мудреца, коему все внимать обязаны. Ну, так и результат соответствующий – что там бубнит этот умник? (Это относится и к автору сиих строк, ежели не сумел он овладеть Вашим вниманием.)

Если Ваша задача выговориться (сказал и облегчил свою душу), то и слушатель для Вас не всегда обязателен. В крайнем своем проявлении – мели Емеля, твоя неделя. Но если Вы хотите быть услышанным, а тем более понятым, то давайте разберем старую мысль, которая внешне напоминает шутку, но мы уж поищем в ней долю истины.

1. Думает одно,

2. Говорит другое,

3. А понимают третье.

Ведь перед нами лишь цепочка сбоев в понимании и изложении. И первый шаг в преодолении барьера 1-2, как всегда, в старой банальности: «Кто ясно мыслит, тот ясно излагает». Но начнем с простейшего. А именно с повторения элементарных вопросов – а собственно, какова Ваша цель? Что Вы хотите сказать? Вспомните процесс написания школьного сочинения. Вспомните своего школьного учителя литературы. Сочинение начинается с плана (от своего преподавателя выслушивал буквально следующее: «Без плана можно только бредить»). Стандартный школьный план:

1. Вступление

2. Основная часть

3. Заключение.

При всей его тривиальности позволяет упорядочить мысли хотя бы в следующей последовательности: 1) Ответ на вопрос «Зачем пишу?»; 2) Суть вопроса; 3) Выводы, просьбы, предложения. Но если Вам не симпатична «школьность» подхода, обратитесь к «нешкольному классику» Дейлу Карнеги. Схема изложения вопроса могла бы выглядеть так:

1. В чем суть проблемы

2. Как возникла проблема

3. Какие существуют способы решения

4. Какой способ предлагаете Вы.

Конечно, возможны и иные конструкции, но для начала важно, чтобы они были.

Стоит, однако, учесть, и мы этого еще коснемся, что не только пишущие, но и читающие привыкли к тому, что главное располагается или в начале, или в конце. Соответственно для экономии своего драгоценного времени многие середину просто опускают. Разве не стоит учесть это при написании письма?

Просьба и варианты решения

Будьте вежливы не только по форме, но и по сути. А именно, не заставляйте адресата думать за Вас, догадываться о несказанном. Не самый деликатный способ общения, если Вы вываливаете на читающего свои проблемы – мол, займись делом и найди решение моего вопроса. Оно, конечно, верно по существу (Вы именно этого и хотите – решения), но все равно это раздражает и, опять же, не способствует ожидаемой Вами положительной реакции. Крайний случай – когда автор письма даже не удосуживается сформулировать цель своего обращения. Для понимания реакции читателя можно вспомнить миниатюру М. Жванецкого (примерно так: «Ну, как Вам объяснить мои чувства? Выпиваешь первую, вторую, третью, а там вода…»).

Вывод – четко формулируйте свою цель и предлагайте (но деликатно, не поучая) возможные варианты действий. Такой подход позволяет надеяться, что на документе появится не безликая резолюция о дальнейшей проработке вопроса, а решение (например – «Согласен»).

Краткость – сестра таланта

Многие полагают, что подробное изложение гарантирует, что читающий получит полное представление о сути проблемы и обеспечит правильное решение. Вы пишете не роман, а письмо. Вы хотите, чтобы его прочитали. Ну, тогда и не пишите лишнего, того, что все равно будет опущено или пропущено при чтении. Суть и только суть. Если же у Вас возникла потребность нечто изложить очень подробно, то выделите это в отдельное приложение и сошлитесь на него в тексте. Начальники НЕ читают длинных писем, а исполнитель сможет поработать и с приложением.

Иногда, для наиболее полного описания и представления всех необходимых элементов, которые могли бы оказать существенное влияние на анализ и детальное рассмотрение, используются достаточно сложные грамматические конструкции, что приводит к возможности неполного восприятия аргументации пишущего, который при этом, разумеется, имеет цель представить наиболее аргументированное изложение не только фактов, но и позиции, и вытекающих из них предложений, которые, в свою очередь, базируются на моментах, указанных выше, и нижеприведенных аспектах доказательств соответствующей точки зрения.

Прочитали эту галиматью? А ведь подчас этаким наукообразием и гладким словосложением замуряют целые страницы текста. А суть даже этой не самой зубодробительной фразы проста! Хочешь, чтобы тебя поняли, – пиши коротко и ясно.

Длинные (в абзац!) фразы, многочисленные причастные и деепричастные обороты, множество запятых, «что», «чтобы» и «который», повторение слов, масло масляное – вот он, неполный набор средств, позволяющий сделать даже короткое письмо совершенно неудобочитаемым.

Последите за собой. Прочтите хоть какой-нибудь закон о внесении изменений в предыдущий закон. Лишь название займет несколько строчек. А если оно в тексте повторится несколько раз? Поэтому желание пропустить эти строчки возникает подсознательно, а с ним появляется и опасность, что будут пропущены целые абзацы, мысли, просьбы. Вы к этому стремитесь?

Письма по Талейрану.

Разумеется, бывают случаи, когда используются идея Ш.Талейрана, что «язык дан нам для сокрытия мыслей», и утверждение: « Если вы способны ясно выражать свои мысли, вам нечего делать в политике». Но в этом случае ваша цель противоположна обычной. Ваша задача написать так, чтобы Вас не поняли. А потом, например, когда нечто случится, Вы будете бить кулаком себя в грудь – мол, предупреждал и сигнализировал. Вот в этом случае: длинное цитирование, использование канцелярита (милостивый государь сим повелеть соизволил), полное указание всех названий, формулировки типа: «С одной стороны нельзя не признать, с другой стороны, нельзя не заметить», наукообразная лексика (не однородный, а гомогенный) – все это гарантирует медленное засыпание адресата и толкает его к реакции и резолюции: «Ознакомлен». Ведь, по виду, перед ним очередная канцелярская муть, которую аппарат плодит постоянно.

Не читайте лекций (особенно начальству)

Глубоко понятна проблема пишущего – с чего начать? В голову лезут многочисленные мысли – обозначить актуальность и важность проблемы, потом указать ее многочисленные взаимосвязи с другими аспектами, после чего перейти к раскрытию основных моментов. Остановитесь! Тот, кому Вы пишете, как правило, специализируется в этой области (а иначе зачем ему писать?). И чтение лекции специалисту должно быть оправдано очень серьезными причинами. Проще говоря, оно ничем не оправдано. Если же требуется долго погружать читателя в суть проблемы, то ЭТО уже лекция, а не письмо. А мы обсуждаем именно письмо, как форму донесения своих мыслей и чаяний.

Оформление,

Принимают по одежке. Пока этого правила никто не отменял. Мятая бумага, неразборчивый шрифт, опечатки, перекошенный на странице текст – все это элементы одежки письма (если Вы не хотите создать у адресата впечатление, что измученный жизнью бомж озаботился вопросами, поставленными в письме, то избегайте использования перечисленных украшений).

Да! Компьютеры создают большой простор для оформления текста. Только задумайтесь: нужен ли Вам какой-нибудь игривый курсив? Что о Вас подумают, еще и не прочитав письмо? А как заманчиво уместить всё на одном листе! И это может стандартный редактор вашего ПК. Только большие начальники обычно тратят годы, чтобы достичь степеней известных, и зрение при этом не всегда улучшается. Так что подумайте, что лучше – пожертвовать экономией бумаги или отношением к ней Вашего читателя?

Но есть еще и возможности выделения частей – текста подчеркивание, использование жирного шрифта. Почему не использовать их. Лишь бы письмо не стало напоминать абстрактное произведение искусства.

Цена запятой (помните детскую сказку – казнить нельзя помиловать?). Если кто-то (например, Ваш начальник) не хочет подписывать подготовленный текст, то простейшая отговорка – мол, нельзя так подписывать, здесь ошибки, и не хватает запятой. Но есть и противоположная житейская мудрость. Совет пишущему диссертацию – пропусти пару запятых, чтобы дать возможность научному руководителю что-нибудь исправить и указать на недостатки. А как использовать противонаправленные житейские мудрости? Вот в этом и заключается искусство жизни.

Компьютер – изобретение для ленивых, но думать надо самому

Облегчая нашу жизнь, компьютер расставляет и ловушки. Как удобно использовать заготовки из старых писем (и все отформатировано, и обращение уже написано, и подпись есть)! Но так же легко и напутать в обращении, а то и предложить какую-нибудь глупость, закравшуюся в новое письмо из остатков старья.

Мы настолько привыкаем, что компьютер умеет делать всё за нас, что, например, не задумываемся об орфографии. «Согласованно» и «согласовано» – это разные слова. Увидит ли это Ваша программа-редактор при проверке правописания?

Не читатель, а писатель

Завершили работу над письмом? Позвольте дать простой совет. Чуть погодя прочтите свой текст. Вы сами-то поняли, что хотите сказать? Попытайтесь прочитать «себя» чужими глазами. Не уподобляйтесь герою анекдота, который на экзамене по литературе заявил, что он не читатель, а писатель.

Если после прочтения что-то не понравилось – правьте. И правьте безжалостно. Не стоит добавлениями пытаться улучшить плохой текст. Подкрашиванием не отремонтировать кривые стены. Многие относятся к своим писаниям, как к родным детям, и боятся их трогать. «Дети, конечно, цветы нашей жизни, но не давайте им распускаться». Так и с текстом. Вы автор и не позволяйте словам произвольно расползаться по странице.

Как читать.

Как обращается гражданин к своим слугам (бюрократам)? Да посредством писем.

Читающий преследует две противоположные цели: 1) Прочитать быстрее – ведь еще куча других бумаг, дел и звонков; 2) Разобраться в сути документа, на что требуется время.

Но ведь чтение письма – процесс, обратный его написанию. Зная, как пишутся письма, легко понять, как их читать. Суть, как правило, сосредоточена в начале или в конце. А посему неудивительно, что за долгие годы вырабатывается привычка опускать при чтении середину.

Так же как при написании нужно обращать внимание на структуру, оформление письма, при чтении имеет смысл поинтересоваться теми же мелочами. Обращение, бумага, подпись, язык письма подчас скажут о Вашем «собеседнике» гораздо больше, чем слова в тексте. А это немаловажно! Ведь формальное содержание может существенно расходиться с реальной целью написания письма. Приведу пример из собственной практики. В почте учреждения юстиции стали периодически появляться письма, подробно критикующие различные стороны работы учреждения. Само по себе это даже хорошо и полезно, но чем вызвано такое настойчивое внимание? Исполнитель каждый раз со ссылками на нормативные документы разъяснял позицию организации, но письма не прекращались. Тогда мне пришлось пристальнее поинтересоваться, с кем же мы переписываемся. Выяснилось, что речь идет действительно о весьма грамотном человеке и, что весьма существенно, бывшем судье. А с судьей НЕ спорят! Поэтому в последнем письме мы просто поблагодарили его за внимание и критические замечания в наш адрес. На том переписка и прекратилась.

Мне эта история кажется поучительной. Надо разобраться, что является истинной побудительной причиной для написания письма. Письмо – это следствие. Нужно найти причину и заниматься именно ей, а не внешними проявлениями. Надо решать реальную проблему, а не просто отписываться.

«В контракте бойся не крупного шрифта, а самого мелкого», – американская мудрость ( Дущенко В.К. Книга практической мудрости, или Как перехитрить Закон Подлости: Афоризмы. М.: Изд-во ЭКСМО-Пресс, 2000). Не только Вы овладели искусством выделять или прятать важное в своих письмах. Но и пишущий Вам мог овладеть мастерством «скрывать свои мысли». А если перед Вами письмо а ля Талейран? Если от Вас хотят нечто спрятать, то самое главное может оказаться на девятой странице толстенного приложения.

Тяжек труд бюрократа! Все читать невозможно, а не читать опасно. Вот и выкручивайся как можешь.

Резолюции

Если письма были широко распространены, то резолюции – это литературный жанр для узкого круга приобщенных к бюрократии, тайный язык управленцев. По форме, конечно, резолюция – миниатюра, несколько слов, выражающих не только волю, основные этапы и поставленную задачу, но подчас и настроение руководителя. Как и всякое произведение, резолюция несет на себе неповторимый отпечаток его личности. Ведь даже согласие можно выразить по-разному. «Согласен» – он лично согласен. «Согласовано» - с кем? С высшими инстанциями? «Утверждаю», «для исполнения», «действуйте», «решите», «для решения»... Даже если одна и та же формулировка кочует из документа в документ, то и за этим можно увидеть определенные черты руководителя (или приверженность к устоявшимся традициям документооборота, или осторожность в формулировках, налаженность работы аппарата, где каждый и так знает свой манёвр, а может, и отсутствие фантазии).

Конечно, такой уникальный жанр словесности, как резолюция, не мог не найти своего отражения и в литературе. Перелистайте главу XIX «Универсальный штемпель» в бессмертном романе И.Ильфа и Е.Петрова «Золотой теленок». Там Вы найдете классические формулировки «Согласен» и «Не возражаю», позабавитесь над универсальной резолюцией. Всё очень забавно, но есть и над чем задуматься. Сцена, когда факсимиле с резолюцией проставляет секретарша шефа, показывает, что подготовка решения (текст факсимиле) и принятие (простановка штампа) разделены. Это резко увеличивает роль аппарата. Начальники лишь принимают решения, но готовит-то их аппарат. Можно буквально сказать, что миром правят секретари и помощники. Именно это и показано в упомянутой сцене романа, где даже окончательное решение перешло к секретарше. Над этой же проблемой заставляет задуматься и статья А.Я.Лифшица «Режим ручного управления» в «Известиях» № 233 от 15 декабря 2004 г. Автор резонно обращает внимание на то, например, что в формулировке «Решить» не указывается, КАК решить (ну и на массу иных бюрократических нюансов). Как и в письмах, подчас важно не только то, что написано, но то, что не написано («По Вашему вопросу принято положительное решение – отказать!»).

Для анализа могу привести не менее гуттаперчевый, чем в «Золотом теленке» пример резолюции «Для решения в установленном порядке». Здесь можно похихикать буквально над каждым словом. «Для решения» – а что можно направить для НЕрешения? «В порядке» – ну не в беспорядке же! «В установленном порядке». – ну и хороши же Вы будете, если прикажете действовать против установленного порядка. Кстати, а кем установленного? Но, при всей забавности, эта формулировка не так уж и абсурдна. Действия бюрократа крайне регламентированы (изданы огромные тома с названием «Регламент»). А там уж прописано, кому и в какие сроки отвечать, как оформлять письмо, к кому как обращаться, существуют принятые шаблоны писем и обращений, и даже сложился определенный бюрократический этикет. Так что эта резолюция действительно санкционирует действия именно в установленном и детально прописанном порядке. Но, тем не менее, руководитель читает почту и при необходимости дополняет или изменяет подготовленный гуттаперчевый вариант резолюции.

Как читать.

В силу краткости, разумеется, резолюция представляет определенную трудность и для чтения, и для понимания. Опускаю уже отмеченный выше момент (важно и то, что не сказано). В резолюции важно каждое слово. Она не подлежит перетолкованию. Указан срок – значит, именно к этому сроку и должен быть доклад. Написано «Подготовить проект документа» – значит должен быть проект документа, а не изложение идей о возможных подходах к обсуждению проблемы. Если руководитель хочет знать Ваше мнение, он так и напишет в резолюции – «Ваше мнение?», «Прошу внести предложения» и т.п. Это довольно распространенная болезнь, когда исполнитель воспринимает резолюцию как некий набор мыслей, которые он дополняет своими, и в конечном итоге результат весьма далек от поставленной руководителем цели.

В резолюции может быть важен даже простой значок (восклицательный или вопросительный знак, подчеркивание). И если уж руководитель не воспользовался проектом, заготовленным аппаратом, а начертал нечто собственноручно, то стоит приглядеться повнимательнее.

Рукописные резолюции не на специальном бланке («шильдике»), а непосредственно на тексте письма – еще один повод к внимательности и осторожности. Это может означать, что резолюция появилась на письме во время личной беседы. Вы не присутствовали на ней, но если посетитель прорвался через кордоны секретарш и помощников к начальству, получил заветную резолюцию, то, наверное, это указание на особый случай. Берегись, бюрократ!

Как писать.

Усложнение приводит к специализации и выделению соответствующей специализированной функции. Так и написание резолюции отделилось от ее подписания. Резолюции пишет аппарат. И в том его сила. Но и при этом нужно соблюдать определенную тактичность. Ведь резолюцию подписывает руководитель, это его резолюция, и он несет ответственность за это решение. Поэтому проект резолюции должен предлагать возможные варианты решения руководителю (возможны и разные резолюции на выбор). Проекты должны учитывать и особенности стиля руководителя, в том числе в формулировках. Некоторые формулировки могут принадлежать только самому руководителю. Например – «Доложите лично», «Прошу обсудить» и т.п. В целом написание проектов резолюций, при всей внешней рутинности этой работы, позволяет охватить взглядом работу всей организации и очень полезно для понимания работы аппарата.

Как выполнять и отвечать

Чисто подсознательно человек, давший поручение, ожидает только одного типа доклада: «Ваше поручение выполнено!» А то и совсем не ждет: «Что?! Разве оно может быть не выполнено?» Это и нужно учитывать при докладе. Так же как в письме – сказать или быть услышанным.

Позвольте для лучшего понимания привести историю, анекдот. Большой вельможа, возвращаясь с охоты, заехал в деревню, где жители занимались окраской тканей. Подъехал к одному из них, который, окуная в чан с кипящей жидкостью белое полотно, затем получал ткань дивного синего цвета. Вельможа сидел на белой лошади. Ехидничая, спросил, можно ли ее окрасить в такой же цвет. «Конечно, – отвечал мастер, – если она выдержит погружение в чан».

Хи-хи, ха-ха. Но обратите внимание – на начальственный вопрос последовал утвердительный ответ, который потом дополнился некоторыми мелкими, но существенными уточнениями. Однако вначале было слово, и это слово было «да». Ответ должен быть правдив, но не грех подумать и о форме ответа.

Это касается и случая, когда Вы видите возможные негативные результаты прямого выполнения поручения. Поручение (резолюция) должно быть выполнено, НО Вы обязаны предупредить начальника об отрицательных последствиях. Однако окончательное решение остается за руководителем.

Доклад о выполнении должен содержать ответы на ВСЕ поставленные в резолюции вопросы. Так же как и при написании, писем можно предложить определенную схему ответа. Выполнено – не выполнено. Если нет, то почему, и что сделано, чтобы обеспечить выполнение. Если возникли дополнительные проблемы, то какие, как Вы их решили, и что нужно сделать для их решения. Только имеет смысл учесть, что поручение было дано руководителем Вам. А поэтому не стоит под благовидным предлогом возвращать его обратно для исполнения самому руководителю.

ИНФОРМАЦИЯ. КАК ХРАНИТЬ

Постоянно растущий архив и залежи бумажек на столе, на полках или файлов в компьютере. Как было бы славно, если заранее заготовить полочки и папочки для всех возможных наших дел. Да еще чтобы ... Сказать кому-нибудь: «А поставь-ка это на место (и он сам разбирается куда)», а потом: « а подай-ка мне вот то самое, что мне сейчас нужно». Но вдумайтесь! Легко ли заранее предусмотреть все возможности, да еще на будущее. Да еще и размер этих полочек. Не говорю уж о проблеме поиска («а подай-ка»). Вспомните про первоначальный хаос. Кто его упорядочил? Кому под силу такая задача?

«Хирург, архитектор и политик поспорили, чья профессия самая древняя.

- Ева была сделана из ребра Адама, а это хирургическая операция! - сказал хирург.

- Но ведь еще до того Бог из хаоса сотворил мир! - сказал архитектор.

- Это, естественно, дело архитектора.

- Не забудьте, - прервал их разговор политик, - что кто-то сначала организовал хаос!»

Думается здесь обычный пример мании величия политиков, которые ставят себя даже не на место Всевышнего, а перед ним. Хаос не надо создавать, он возникает сам, а вот создание из него порядка действительно чудо, достойное Творца. Но обратите внимание, что процесс создания порядка идет одновременно с присвоением имени, названия (нет названия – нет и порядка). Но что есть название в широком смысле? Это однозначное соотнесение чего-то называемого с неким абстрактным набором символов, знаков, которое и будет именем.

«Как Вы яхту назовете, так она и поплывёт» (говорилось в детских рассказах о приключениях капитана Врунгеля). Есть много утверждений о влиянии имени на судьбу. Не будем вдаваться в «глубины мистических высот». Но вспомните свою школьную жизнь. У кого больше шансов быть вызванным к доске? У носителей гордых фамилий на букву «А» или у затерявшихся в середине алфавита? Так что, перефразируя детскую сказку, сделаем вывод: «Как Вы папку назовете, так она и сохранится».

Так, где же взять это самое правильное имя? Мы привыкли, что имя дается при рождении (регистрации). Поэтому и важно порядок вносить сразу по мере рождения (получения, формирования) объекта-носителя информации (письмо, файл, картинка и пр.). Надо сразу понимать, куда объект будет положен, и где будет храниться, чтобы его можно было легко найти. Если было бы можно заранее знать и понимать всю структуру и объем информации можно было бы создать каталог и базу данных для хранения. Но часто структура выявляется и формируется по мере накопления информации и заранее неясно, что будет важно, а что нет. Поэтому важна сама логика формирования массивов информации.

Алфавит «зеркало жизни»[12]

Вспомните процедуру заучивания алфавита. А ведь, наверное, вдолбили его в нас и не зря. Телефонная книжка, например. Привычный способ хранения информации по алфавиту. Энциклопедия, словарь и пр. Очень и очень многое может быть упорядочено таким образом. Но не будем увлекаться и обольщаться. Алфавитный порядок имеет смысл, когда присутствует некое ключевое слово. Фамилия, например, для телефонной книжки. Но если много однофамильцев в списке, то возникает проблема их упорядочения, например, по имени и т.д. Да и расположение по алфавиту не всегда так уж и удобно. Например, названия улиц в городе. Близость первых букв названий не означает территориальную близость самих улиц. И подобный список скорее будет играть некую вспомогательную роль при поиске и обработке информации. Но даже плохой порядок лучше, чем никакой.

По мере поступления

Объекты хранения формируются по мере «рождения», поступления. Мы с Вами тоже имеем такую метку – дату рождения (Метка, имя, это не индивидуальна, увы, слишком много нас в этом мире.). Входящий номер документа. Часто документы нумеруются в порядке поступления соответствующим увеличивающимся номером. Аналогичная ситуация, например, в системе государственной регистрации прав – позже поступило заявление – номер будет больше. Интуитивно понятная система. Неплохо соответствует внутренней логике поиска по принципу: « А когда ж это было то?». Но есть и проблемы. Ведь к некоторым документам Вы возвращаетесь неоднократно и в разное время. Если их «тупо» нумеровать, то получится, что документы, относящиеся к одной теме, объекту и пр. пойдут под совершенно разными номерами, а их хранить то надо бы вместе. И надо либо нарушать логику нумерации (учитывать тематику), либо использовать дополнительные каталоги, объединяющие разные номера по другому принципу – например, по теме. Это характерно для любой системы «упорядочения» по единственному признаку (в данном случае порядок поступления).

По темам

Чтобы долго не рассуждать по этому поводу, напомню про соответствующий каталог в библиотеке. Но и здесь есть проблемы. Мир быстро развивается, возникают новые разделы знаний. И когда пытаются втиснуть новые разделы в старые рубрики, то подчас выглядит это и забавно, и неудобно.

По видам документов

Не хотелось бы быть зачисленным в рекламные агенты Microsoft, но поройтесь в папке «Мои документы». И Вы найдете заранее приготовленные заранее папки «Мои рисунки», «Моя музыка» и пр. Да и в жизни Вы бумаги не храните вперемежку с дисками. И если объектов хранения не много, то старый принцип «котлеты отдельно, мухи отдельно» позволяет внести определенный порядок в Ваш архив.

По категориям

Это принцип близкий к двум предыдущим (по темам и видам документов). Но в данном случае обсуждаются некие иные характеристики хранимых объектов. Опять же пороемся в подручных электронных устройствах (например, в мобильном телефоне). Вы увидите, что Ваши контакты могут быть распределены по категориям: друзья, родные, коллеги по работе и пр. Аналогично и Ваши бумаги, файлы могут относиться и к «увлечениям» и к «работе».

По ключевым словам

Память наша избирательна. Что-то впечатывается «намертво», а что-то не запоминается «ну хоть убей». Стоит ли пренебрегать этими особенностями? Ведь если Вы хорошо помните автора вопроса, заданного Вам, то нужно ли Вам выбирать в качестве метки время поступления вопроса? Что Вы легче запоминаете, то и делайте той самой меткой, «как бы карточкой» в каталоге своей памяти и своего архива. Но имеет смысл учесть, что у других людей могут быть и другие ключевые слова. И если Вы им будете называть свои метки, то они могут просто и не понять Вас.

В привязке к карте

Привязку ко времени с Вами уже обсудили, но живем мы не только во времени, но и в пространстве. Поэтому неудивительно, что значительный объем информации привязан по смыслу (или иначе как) к определённому месту в пространстве. Простейший пример – адреса. Не даром наш словарь повседневной жизни пополнился этим столь естественным для русского уха словом – кадастр. Этот самый кадастр и содержит информацию о земельных участках, строениях на них (о налогах тож), и всё в привязке к земле-матушке. И здесь возникают и кадастровые номера участков и целая «наука» об их присвоении и изменении. Но для нас, как пользователей, важнее осознать две вещи: 1) что такой способ наведения порядка в информации есть и достаточно подробно разработан 2) что им можно и иногда нужно пользоваться.

Например, если Вы много путешествуете, то Ваши многочисленные фотографии можно хранить не только по дате съемки, но и по месту оной. А современные компьютерные программы отнюдь не препятствуют, тому чтобы Вы, «кликаньем» по карте вызывали нужную Вам информацию Вами же соответствующим образом к карте и привязанную.

Если нельзя расположить по алфавиту – нужно пронумеровать

Если нумерация идет просто в порядке возрастания – то, как бесплатное приложение получаем и числовое выражение количества того, что мы храним (книги ли, архивные ли дела и т.п.). Но есть и более «хитрые» способы и случаи. Например, вспомните, когда первые цифры номера в гостинице отвечают этажу. Вроде мелочь, но ведь удобно! Это пример, когда, жертвуя сквозной нумерацией, мы получаем привязку к месту расположения (в данном случае к этажу). Одновременно это демонстрация простейшего случая, когда номер содержит в себе информации больше, чем о числе предыдущих объектов. Так входящий номер документа в организации подчас указывает и на год, и на тип документа. В регистрационном номере (регистрация прав на недвижимость) мы можем увидеть и номер субъекта федерации, и время приема и номер книги в которой была сделана запись о приеме данного пакета документов. Это попытка в номере учесть и многомерность мира (пространство и время) и многотемность жизни, попытка уйти от «линейности» сквозной нумерации. Впрочем, в автомобильных номерах аналогичная картина. На автомобильном примере мы видим уже сочетание цифр и букв. Замечаем и проблемы неудачного способа нумерации. Так в Москве уже не хватает ни 77, ни 97, ни 99. Надолго ли хватит 177?.

В этих буквенно-цифровых наборах можно усмотреть попытку создания многоиндексной системы «помечания» того или иного объекта. Это реально отражает сложность бытия (ради интереса попытайтесь проинвентаризировать «индексы», характеризующие Вас – ФИО, должности, звания, ИНН, многочисленные страховые «отметки» и пр.).

Вали кулем – там разберем или Интернет-подход

В какой-то момент при очередной попытке упорядочить постоянно обрушивающееся на нас информационное многообразие просто опускаются руки. Вольно или не вольно мы возвращаемся к старому принципу «вали кулем – там разберём». Мы с Вами уже поехидничали по этому поводу. Но, несмотря на наши усилия, все равно «получается как всегда». Задумаемся! А ведь это не наша с Вами личная проблема. Те, кто уже запутался в сетях мировой паутины, могут подтвердить, что в этот мировой куль все так и свалено. Рискну даже назвать мировую паутину мировой помойкой, которую, разрывая, можно найти и жемчужное зерно. Но такое жесткое высказывание никак не умаляет величия виртуального мира. В нём вполне можно и жить, и работать, и искать, и находить. И неудивительно. Ведь простейший способ поиска нужного предмета – перебор. Если компьютеры с такой задачей справляются быстро, то и пусть справляются. Вспомните, как мы начинали наши рассуждения с желания, чтобы кто-то за нас все искал. Да, сейчас такие возможности реализованы. Но «полное спокойствие может дать человеку только страховой полис». Поэтому если Вы абсолютно доверяете «поисковикам» и риск «не нахождения» нужного Вам файла Вас не пугает, то и храните всё в хаосе. Не считаю этот совет глупым. По сути мы просто должны взвесить затраты на наведение порядка и на получение информации заново (Что проще найти дома старую книжку или купить её в магазине?).

Обращусь снова к логике организации хранения информации в ПК. Вспомните «Корзину». Это место куда Вы выбрасываете не нужные файлы, НО…! Выбрасываете, но не совсем. Если Вы вдруг вспомнили, что в Корзине есть нужная Вам информация, Вы легко её извлечете. И только если Вы очистите Корзину, информация исчезнет безвозвратно. Поделюсь своими мелкими хитростями. Раскладывая свои дела по папкам, в каждой папке завожу еще и АРХИВ. Он по сути дела играет роль той самой Корзины. С одной стороны в нем хранятся какие-то старые файлы и не мешаются ни под ногами, ни под руками, ни под мышью. С другой стороны – по прошествии времени их легко выкинуть и удалить окончательно. Не вершина порядка, но, по крайней мере, его подобие и не очень обременительное по времени.

Подводя итог, предложил бы следующий вывод. Работа по поддержанию порядка требует времени и усилий. И затрачивать их нужно столько сколько нужно. Иначе порядок станет не инструментом для работы, а самоцелью. Главное, чтобы была логика формирования Вашего хранения, а уж используя ее, Вы найдете нужный Вам материал.

Бритва Оккама

Не изобретать сущностей сверх необходимого.

Это утверждение древнего философа Оккама называется "Бритвой Оккама". Суть изречения в том, что во всяком рассуждении при отсутствии необходимости нужно избегать введения новых понятий, слов, и т.п. Применительно к обсуждаемой нами теме «бритва» особенно остра. Ведь всё излишне придуманное и сохраненное – это в буквальном смысле хлам, занимающий драгоценное пространство, мешающий и сохранять, и находить действительно нужное.

Если не изменяет память, [13] то Микельанджело объяснял, что скульптуру делать очень просто. Берётся кусок мрамора и убирается все лишнее. Так и с информацией и делами – убирается все лишнее. Подчас важнее выкинуть, чем оставить. Архив – это не свалка. Текст -не просто набор букв. Выявить главное, а не замазать и не завалить мусором.

Главное в умении хранить – это умение выбрасывать.

Е-моё

Электронное (е-) моё хранилище. Да, лежат еще позорными пятнами на наших столах листочки бумаг. Да, давно пора смахнуть их в корзину прошлого, а саму корзину оставить только для бумажек-фантиков от конфет. Да, но нет. Не будем торопиться жечь библиотеки, но порассуждаем про электронные штучки. Ведь мы с Вами уже пришли к выводу, что именно электронная форма хранения информации позволяет чуть меньше заниматься упорядочиванием архива. Но за это удовольствие надо чуть больше «платить» необходимостью перевода в электронный вид.

Набор по буковке – бр-р-р!!! Глубоко подозреваю, что значительная часть пользователей, выслушав очередную лекцию о пользе слепого десятипальцевого метода продолжает тыкать одним пальцем (самые продвинутые – двумя) в клавиатуру. Вывод? Догадались?! Если уж и набирать, то только один раз! А ведь существует и масса способов-хитростей, чтобы лишить себя этого удовольствия – «пальцетыканья». Например, Вам нужна цитата. Пользуйтесь электронными вариантами книг. Вам попалась редкая машинописная копия рукописи начала двадцать первого века. Отсканируйте ее и воспользуйтесь программой перевода графического вид текста в машиночитаемую форму. Но! Даже если Вы этого не сделаете, Вы все равно уже получили электронный вид документа. Ах, у Вас нет сканера? А Вы попробуйте послать факс самому себе, подсоединив телефон к своему же ПК. Приятель хочет, что-то Вам продиктовать. Поблагодарите и попросите прислать информацию по электронной почте, ну, в конце концов, в виде SMSки. Мелочь, но уже электронная.

Углубим и усугубим предложенную логику. Хотите всё иметь в электронном виде – потеряйте ручку и бумагу. Иначе говоря, если нужно записать – записывайте на компьютере, на КПК, в мобильный телефон. Вы не просто записали, Вы создали сразу «документ» в электронном виде со всеми вытекающими прелестями по возможностям его копирования и хранения.

Вы скажете, что, мол, это только тексты. А кто Вам запрещает фотографировать схемы и чертежи с Вашего мобильного телефона? А почему нельзя записать на диктофон того же «мобильника» свои гениальные мысли? Ну и т.д. и т.п. Мобильный телефон уже давно не просто средство связи, но и средство перевода аудио-, видео- и иной информации в электронную форму.

Создавайте свою виртуальную реальность и храните её на здоровье!

ИНФОРМАЦИЯ. КАК ПОЛУЧАТЬ

Каков вопрос таков и ответ.

Информация рассеяна в воздухе – надо только собрать. Дифференцирование - это техника, интегрирование - искусство. Так и поиск информации - искусство. И здесь подчас главное отсечь лишнее. И тут важно, в том числе, умение выуживать цифры «из воздуха». Вы задумали нечто планетарного масштаба. А радиус Земли не помните. Сколько летит самолет из Москвы до Владивостока или до Нью-Йорка? Вспомните вид глобуса и, оценив скорость самолета (которую Вам в нем постоянно называют), Вы легко прикинете нужный Вам размер. Ошибетесь в разы, ну и не беда, для прикидки нормально. Нам постоянно по радио и ТВ что-то рассказывают и называют какие-то величины, информация буквально рассеяна вокруг. Надо просто увидеть связь известной Вам цифры с решаемой Вам проблемой (В конце концов, в век Интернета найти информацию можно всегда). Информация есть всегда. Её не может не быть. Её надо только найти и первый шаг – задуматься об этом и начать искать. Данные заметки, как мне представляется, также иллюстрируют приведённый тезис. То, что мы с Вами обсуждаем известно! Просто не задумывались на эту тему и всё.

Повторенье – мать ученья и гарантия правильности восприятия.

Стюардесса в самолете: «Мы прилетаем в город Баден-Баден». Новый русский: «Что она повторяет? За лохов нас держит».

А в армии приказ повторяется. Армия - это эффективный управленческий механизм, существующий уже тысячелетия. Хихикаете? Ну - ну. А может быть стоит задуматься?

Услышал - запиши, да не потеряй запись. Что толку в сожалениях - помню, говорили, но не помню, что именно говорили, не помню, где записал. На двери своего кабинета повесил плакат – Сотрудники без бумаги и ручки не допускаются. Жизнь убедила, что приходится повторять одно и тоже по нескольку раз. Поэтому предпочёл путем наглядной агитации экономить и своё время, и время своих сотрудников. Все записывай и будь готов записать. Всегда под рукой ручка и бумага. Записывать один раз. Править, но не перезаписывать. Записать хотя бы ключевые слова.

ИНФОРМАЦИЯ. КАК ПЕРЕДАВАТЬ

Часть этих заметок мы уже посвятили этому вопросу с точки зрения формы представления информации. Но ведь существует и вопрос, какими средствами и способами передачи воспользоваться. А это уже можно назвать «учением о связи», которое мы рассмотрим в следующей части.

«Учение о связи»

«Диалектика как наука о всеобщей связи».

Ф.Энгельс

В бюрократии, поверьте, связи значат ничуть не меньше чем в диалектике. И бюрократию легко можно было бы именовать учением о связях. Однако сию часть набора банальностей хотел бы посвятить не диалектике властных взаимоотношений, а всего лишь средствам коммуникаций, их использованию, обсуждению перехода от передачи информации к ее совместной обработке.

И, надеюсь, в уже набившем оскомину стиле проведем классификацию возможных видов взаимодействий на контактные и бесконтактные, которые и рассмотрим по отдельности.

Основная цель коммуникаций, связи – передать (получить) информацию (счастье от простого человеческого общения пока оставим в стороне). При большом объеме «перерабатываемой» информации, при значительном числе возможных контактов самым трудным становится синхронизация рабочих графиков участников коммуникаций. Трудно уже не поговорить, а договориться о разговоре! В этих условиях, если можно получить информацию без прямого контакта – получайте. Приходится минимизировать прямые контакты. Это и сохраняет время для более или менее непрерывной самостоятельной работы и для полноценных прямых контактов в случае необходимости.

Контакт? Есть контакт!

«А поговорить?»

Простой человеческий разговор позволяет многое и услышать, и увидеть, но имеет наряду с очевидными достоинствами и большой недостаток – необходимость тратить время на собственное перемещение, договариваться о встрече, обеспечивать условия для встречи и т.п. И если часть людей тоскует по простому человеческому слову, то избыток общения приводит к необходимости отгораживаться от людей всяческими бюрократическими барьерами, заместителями, секретарями и помощниками. Но обратите внимание, что для важнейших случаев выработки и принятия решений используется именно личное общение. Поэтому, наверное, стоит задуматься не о том, как НЕ разговаривать с людьми, а о том как уменьшить «непроизводительные» затраты на пустую болтовню и увеличить эффективность личных контактов.

Телефон

Поговорить, то можно и лично, но, не встречаясь, а по телефону. «Видеоряд» (без видеотелефона) конечно, теряется, но личностный элемент остается. Экономится время на «перемещения» в пространстве, но остается проблема согласования времени для разговора. Конечно, наличие мобильных телефонов сначала упрощает ситуацию (нет проблемы застать нужного человека на месте). Но возможность более легких контактов увеличивает число контактов, и проблема возникает на новом уровне. И уже не редкость человек с несколькими мобильными телефонами плюс куча телефонов на рабочем столе и плюс, и плюс. Вспомните борьбу с бумажками на рабочем столе. То же самое, но «входящие» здесь выступают в виде звонков. И если бумажка может полежать на столе, то звонок фактически либо принимается («кладется в рабочую зону») либо отклоняется (даже и на стол не попадает).

Старая проблема, с которой уже сталкивались – увеличилось число единиц для обработки – возникла проблема наведения порядка и в их поступлении и хранении и обработке.

Пара соображений по технике разговора.

Вам позвонили, Вы сняли трубку. Поздоровайтесь и сразу представьтесь. Мелочь, но Вы сэкономите несколько секунд, на приветствия и представления. Простите за напоминание, но элементарная вежливость, вряд ли будет излишней. Вежливость, но не болтливость (вспомните определение зануды, как человека подробно отвечающего, на вопрос «Как дела?»). Листочек бумаги для пометок. Собеседник представился, Вы не записали. Потом в конце разговора выясниться, что его надо будет продолжить. А с кем? Если имя и отчество уже вылетело из головы? Либо задавать заново вопрос «А как звать то Вас мил человек?». Либо, соблюдая внешние приличия, потом названивать кому-то и выяснять, кто звонил то. Потеря времени – проще сразу записать и данные звонившего и все существенные детали разговора. Куда записать? Это уже технология работы с информацией. Если Вам милы клочки бумажки, то после разговора отложите, потом, когда станет очевидно не нужной выбросите с другим мусором. Или (если информация нужная) в работу её – то ли звонить кому-то, то ли в еженедельнике помечать – короче в работу.

Вы позвонили и начинаете объяснять … Позвольте напомнить наши с Вами рассуждения о письмах и логике изложения (суть вопроса). У телефонного разговора (как и у любого контакта) должны быть цель и результат. «Созвонимся» - это не всегда результат, это подчас способ «отвязаться» от Вас («Любишь?» - «Люблю»- «Женишься?» - «Созвонимся»). Результат (как правило) характеризуется конкретностью. А чтобы её добиться, неплохо и самому эту самую четкость и конкретность демонстрировать. И маленький клочечек бумажки с основными интересующими Вас вопросами не будет лишним. Собеседник его не увидит, но четкость вопросов и логику разговора оценит.

Встречи

Как назначать

Поскольку наши заметки посвящены вопросам времени и организации этого самого времени, давайте опустим увлекательнейшие нюансы стратегии и тактики переговоров, конфликтологии и прочее. Что значит назначить встречу? Ответить на главные вопросы для себя и договориться об их едином понимании со второй стороной. Что же это за вопросы? Используем для броскости известную триаду: «Что? Где? Когда?» (Тема и цель встречи. Место встречи. Время встречи.) С ответа на эти вопросы и начинается подготовка к встрече.

Что? (Тема встречи, цель) В условиях большой информационной загрузки и напряженного временного графика предложил бы перво-наперво задуматься не о том, как организовать встречу, а о том, как избежать её[14] (нельзя ли обойтись письмами, электронной почтой, телефонным разговором?). Встреча оправдана лишь в случае, когда её цель не может быть достигнута другими средствами. Поэтому, как и при написании письма, ответьте на главный вопрос: «Что Вы хотите добиться этой встречей?» (Стоит помнить, что и у Вашего собеседника есть свои цели и задачи, но обсуждение тактики переговоров, как мы договорились, вне рамок нашего обсуждения) Не поленитесь написать список вопросов. Обидно ведь будет, если Вы потратили кучу времени на организацию встречи, ухнули уйму денег (на обед, например) и просто запамятовали один из вопросов. Если есть КПК – запишите в нем, или в Ваш любимый мобильник (Его то Вы не забудете, в отличие от клочка бумажки. Но в некоторые кабинеты с телефоном не пускают. Так что и здесь подумайте где записать.). Не думаю, что Вас безумно удивит совет записать и итоги встречи (при наличии компьютеров уже не проблема). Вы не только будете поражать своих собеседников феноменальной памятью на детали, но и избавите себя от необходимости проходить пройденный путь заново.

Где? (Место встречи.) Эйнштейн соединил пространство и время. Тоже сделал и старшина Петров, приказав копать от забора и до обеда. Но и Вы легко переведете метры в потерянные часы. Из собственного опыта. Как-то мы с приятелем (увы, это было много лет назад) договорились встретиться в московском метро. На «Арбатской». Оценили? Оценили количество станций с этим названием. А если еще условиться у первого вагона и не указать направление движение. Получаем два варианта места встречи в противоположных концах станции. Ну и так далее. Вот и мы с Вами внесли вклад в науку, научившись конвертировать метры в рубли (пространство – это время, а время – это деньги).

Общий совет мог бы выглядеть следующим образом. Как при написании письма – прочтите его сами. При организации встречи проиграйте её хотя бы мысленно. А в некоторых (особо важных случаях) имеет смысл и реально порепетировать.

Когда? (Время встречи) В начале этих заметок мы с Вами уже исследовали проблему точного времяуказания. Поэтому отметим, что время встречи – это не только момент начала, но и продолжительность. Как правило, график дня предусматривает несколько встреч. Соответственно, чтобы следующая встреча вовремя началась, предыдущая должна вовремя завершиться. А поскольку Вы не один участвуете во встрече, то и пунктуальность, вежливость должна быть взаимной. В частности, в случае возможного опоздания будет достойным шагом предупредить вторую сторону и указать примерное время задержки, или при необходимости перенести встречу. Точность и успешность закладывается ещё на этапе подготовке к встрече (Согласованное время и место, общее понимание темы, проверка накануне). Договариваться нужно четко и конкретно, вплоть до того кто кому и когда звонит.

Встреча по сути своей – минисовещание. Если мы научимся эффективно организовывать и проводить собственные встречи, то это уже большой опыт для организации и совещаний.

Совещания

ДО ( Как назначать)

Мы с Вами очень свыклись с фразой о богатстве человеческого общения. А давайте зададимся простым вопросом сколь велико это богатство. Давайте, выразим его в тех или иных денежных единицах.

Для оценки примем зарплату участника в 1000 $ в месяц, а этот самый месяц определим в 25 рабочих дней, каждый из которых в свою очередь состоит из 8-ми часов. При таком удобном соотношении чисел легко посчитать, что час работы одного участник стоит 5 $. Ну а дальше умножайте на число участников. Так что, небольшая часовая оперативочка для восьми человек стоит 40 $ или рабочий день одного человека. А теперь представьте, что Вы собираете 200 человек. Сами то Вы захотите из своего кармана оплатить удовольствие от общения с ними в течение часа? Обратите внимание, что мы с Вами считаем лишь продолжительность самого мероприятия. А в случае территориальной разбросанности подразделений и организаций представителей, которых Вы собираете нужно учитывать и время на дорогу. Так что действительно дорого обходится это самое богатство человеческого общения.

Зададимся все теми же «тремя проклятыми вопросами» организатора встречи: «Что? Где? Когда?» Что Вы хотите достичь совещанием? Цель если и не оправдывает, то определяет средства. Совещания можно условно расклассифицировать по тому, что происходит на совещании с информацией (собирается, передается, перерабатывается в решение):

Поиск решения. Мозговой штурм. Вряд ли стоит собирать две сотни человек и организовывать президиум собрания. Решение НЕ ищут в составе нескольких десятков человек. Да и чересчур формальная обстановка не способствует раскрепощенному мышлению. Попутно замечу, что видимо и состав участников определяется не званием, а способностью помочь достичь главной цели – найти решение.

Принятие решения. Если речь идёт о решении коллективного органа, то, как правило, его деятельность подчинена регламенту, который, в том числе определяет и порядок проведения совещаний, голосования и пр. Но есть и случаи, когда суть и форма не совпадают.

− Утвердить или проштамповать уже принятое решение (Мы тут посоветовались, и Я решил).

− «Коллективный разум» заменяется коллективной безответственностью и бездеятельностью (Хочешь загубить дело – создай комиссию).

Оперативно донести информацию до определённого круга. Можно этот круг и собрать. Но можно и задуматься, а нет ли другого способа проинформировать этих людей. Собрание, конечно, привносит личностный элемент(«Ведь я же говорил Вам!»). Но если Вас не хотят услышать, то и не услышат. А если возникнут вопросы? Так надо думать заранее, чтобы не было вопросов. И не в смысле «заткнуть рот выступальщикам», а предусмотреть возможные вопросы и ответить на них сразу. Не возможно проводить собрание ни как диалог, ни как прессконференцию.

Получить информацию. Стоит помыслить о том, чтобы правильно и заранее сформулировать и задать интересующий Вас вопрос. А как только Вы этим озаботитесь, то Вас может посетить мысль, что собрание НЕ лучший способ сбора необходимых данных.

Если информацию Вы всё-таки решились получить на совещании, да ещё от большого числа участников, то заранее нужно задать форму ответа. А это создает в свою очередь проблему, когда возможный ответ не подпадает под предусмотренные графы[15] Но это рассуждение не отменяет необходимости структурировать вопросы и возможные ответы. Не заставляйте людей думать о форме, пусть думают о сути. Да и обрабатывать, и анализировать структурированную информацию проще и быстрее (Не зря мы с Вами долго разбирали вопрос как представлять информацию). Разошлите вопросы заранее, а то и попросите заполнить заготовленную табличку. Если участники ещё и заранее пришлют ответы, то на совещании можно будет лишь сделать уточнения и подвести итоги (а то и отменить совещание!).

«Ритуальные действа». Подчас собрания несут не столько информационную нагрузку, сколько призваны решать определённые психологические задачи в коллективе. Например, торжественные собрания по поводу и без повода. Корпоративные мероприятия. Награждения и показательные наказания («публичная порка»). Но и в этом случае стоит задуматься на какой эффект и результат Вы рассчитываете.

Увы, не редкость когда утром приходит срочная (!!!!) телефонограмма, факс – «сегодня, обязательно, быть, лично!» И какие Вы испытаете чувства? Первое, наверное, чувство досады. Неужели нельзя было оповестить заблаговременно? Это чувство только усиливается после чтения текста факсограммы, из которой видно, что она подписана несколько дней назад, но пока её носили, регистрировали и т.д. эти дни уже и прошли. Второе – а о чём совещаться то будем? Какой вопрос? Может быть, какие-то материалы нужны к совещанию? Третье. А почему лично? Если неизвестна повестка, то и непонятно, кому надо быть. И опять чувство недоумения усиливается, когда после долгих выяснений у организаторов тебе говорят: « Мы Вас на всякий случай приглашаем. Может быть, какие-нибудь вопросы к Вам возникнут?» Как говорится, если Вы не хотите, чтобы Вас так вызывали, то и сами не поступайте так.

НА (Как проводить)

Совещание слишком сложное и дорогостоящее мероприятие, чтобы на нём заниматься второстепенными вещами. Все, что можно сделать вне его рамок, должно быть сделано заранее или по завершении.

Позвольте в очередной раз впасть в грех рассказа о своём опыте. Проводя еженедельные оперативки в организации, заметил, что львиную долю времени мы тратим на выслушивание неких отчетов о прошедшей неделе. Да и на слух цифры воспринимаются плохо. Перешли на следующую технологию подготовки и проведения оперативок. А) Все регулярно повторяющиеся цифры стали заноситься в стандартную, заранее известную таблицу. Б) отчет о выполнении поручений протокола предыдущей оперативки так же проходил в письменной форме в соответствующей графе протокола, который рассылался участникам совещания. Все участники оперативки имели возможность на сервере организации ознакомиться и с цифрами и с протоколом накануне оперативки. И оперативки стали проводиться действительно оперативно (15 минут). И только если приходилось обсуждать какие-либо сложные вопросы, оперативка могла продлиться до 40 минут.

Давайте чуть отвлечёмся и задумаемся над смыслом привычных слов. «Парламент» происходит от французского слова «говорить»[16]. Т.е «парламент» - это попросту «говорильня». «Спикер» происходит от всё того же слова «говорить», но английского. Говорун (а может болтун?). Так вот ведущий собрание должен не болтать, а делать всё, чтобы коллективные посиделки не превратились в «говорильню», а то и в «базар». Как и в разговоре на совещании главное – умение молчать и слушать. И если есть желание услышать, то слово целесообразно предоставлять в порядке «от младших к старшим» от «подчинённых к начальникам». Трудновато представить, что подчинённый будет высказывать точку зрения отличную от начальника. Поэтому и бессмысленно давать ему высказываться после «старших по званию».

И наоборот, если Вы хотите оформить уже принятое решение как коллективное мнение, то надо начать с высказывания начальственной позиции. Хотя существуют и более тонкие механизмы. Дать возможность высказываться всем до тех пор, пока не прозвучит нужная Вам позиция. После чего поддержать её как «глас народа». Но в целом считал бы наиболее точным высказывание своего учителя: «Вначале сам пойми что хочешь, а уж потом разводи демократию».

Задача ведущего совещания обеспечить движение к цели совещания и не растекаться по древу.

Мы все учились в школе, мы помним что к концу урока внимание рассеивается. Так и не у Вас только, у участников совещания тож.

ПОСЛЕ

Уважаемый читатель, Вы, конечно же, знаете выражение «врёт как очевидец». Эта мысль не должна кого-либо обидеть, а всего лишь подчеркнуть известный факт, что все всё видят и помнят по-разному и по-своему. Так вот протокол и является тем средством, с помощью которого можно попытаться привести всё многообразие мнений «очевидцев» совещания привести к общему знаменателю (Согласитесь, было бы удивительно, если автор, который постоянно твердит о необходимости записывания всего, сделает исключение для итога совещаний). Если Вам приходится проводить многочисленные совещания, то всю организационную сторону лучше отработать до автоматизма, в частности, заготовить шаблон протокола, который только заполнять в каждом конкретном случае (когда, где, что обсудили, что решили – ответственный, срок).

Богатство человеческого НЕобщения

Даже в этих коротких заметках мы понаписали столько о трудностях подготовки встреч, что невольно возникает подсознательное желание их избежать. Исключение личного общения, увы, это действительно парадокс экономии рабочего времени. Прикиньте сами. Соблюдение элементарных приличий при встрече требует времени. «Здравствуйте – Здравствуйте. Как дела? – Спасибо, хорошо.» И дальше идут заходы к основной теме, обсуждение и процедура прощания. Позвольте сослаться на свой опыт. Мой коллега был весьма удивлён, когда в ходе нашего с ним разговора нужную мне информацию от своего заместителя я получал по электронной почте. «А я бы, - сказал коллега, давно вызвал бы зама к себе». Мне представляется, что использованный мною метод экономил не только моё время, но и время сотрудника. Так что НЕ общайтесь на здоровье.

Однако необходимость передачи информации сохраняется. Как же донести свои мысли, заполучить чужие и потратить минимум времени? «Слово не воробей – вылетит – не поймаешь». Но можно сохранить его и передать, и услышать позже. Простейшее – «Иванов увидишь Петрова, передай ему, что, мол, де Сидоров…». Но есть и более продвинутые возможности – работа через секретаря, автоответчик, голосовая и электронная почта. Последние средства обеспечивают посылающему информацию возможность передать, но гарантии быть услышанным стопроцентной нет (ну не хочу прослушивать сообщения на автоответчике и письма Ваши читать не желаю, и все тут!). Но, тем не менее, возникает и элемент удобства. Обе общающиеся стороны работают с сообщением в приемлемое для них время.

Сообщения

Письма

Обсудили уже и так и этак. Позвольте только обратить Ваше внимание на следующую проблему.

Проблема последнего метра. В нашем сложном мире даже самые элементарные вещи могут приобретать самые неожиданные формы. Казалось бы, что проще, чем послать письмо, передать документ. Но! Стоит помнить, что (особенно в больших организациях) бумага проходит множество стадий, прежде чем попасть к адресату. И на каждом этапе Ваше письмишко может и залежаться, и потеряться, и быть направленным «не туда». Весьма часто слышал следующие слова: «Документ у Вас в почте, на столе».

Где? У кого?– Этой почты не меряно.

- «Мы все Вам передали».

Кому конкретно, когда, что?

Вывод тривиален. Отслеживать надо все этапы при передаче документов.

Часто кажется, что нет ничего надежнее, чем передать адресату в собственные руки. Да! Сам личностный контакт позволяет надеяться на большее внимание. Но бумаг то вал и завалиться, куда то Вашей бумаге – нет проблем. Поэтому позвольте совет и тем, кто передает и тем, кто принимает бумаги напрямую. Документы нужно регистрировать! Незарегистрированный документ – потерянный документ.

Но даже если Вы преодолели и последний метр, ещё хотелось, чтобы письмо было внимательно прочитано и «правильно» воспринято (последний сантиметр - J ). И на это существует уже опробованный жизнью бюрократический трюк. Поинтересуйтесь вначале у адресата, согласен ли он получить письмо? Бессмысленно писать, если Вы заранее знаете, что человек не желает видеть Ваше обращение. Пользуйтесь сочетаниями возможных средств для улучшения результатов коммуникаций. Разговор, телефонный звонок + письмо. Как в оркестре – звучание всех инструментов бюрократа обеспечивает прекрасное полифоническое звучание Вашей информации.

SMS

Внедрились в нашу жизнь настолько, что нынешняя молодёжь получила название «поколения большого пальца» (именно этим пальчиком удобнее набирать на мобильном телефоне SMSки), в отличие от старшего поколения, которое активнее использовало указательный палец при рукописном способе фиксации информации. Ну что ж действительно удобно не отрываясь от других дел оперативно получить необходимую Вам информацию (место встречи, телефон или ещё что). Можно и в компьютер перекачать. Есть и определенный элемент «скрытности». Нет, я не о подсказках на экзамене. Скорее о быстром получении информации на важном совещании или при разговоре. Может быть, это и не очень вежливо, но фактически можно одновременно общаться с несколькими людьми и заниматься другими делами.

Но да будет слово ваше: «да,да», «нет,нет»; а что сверх этого, то от лукавого.

(Матфей 5:37).

Сестра таланта является необходимым качеством при использовании SMS. И технологически навязанная краткость обусловливает и трудности и возможные проблемы при SMS-общении. Например, недопонимание. Вы задаёте два вопроса. А Вам быстро и коротко отвечают: «Да». На какой вопрос этот ответ? Хорошо, если Вы переспросили, а если Ваше неверное понимание выяснилось с большим опозданием. В отличие от электронной почты при ответе Вам не возвращается текст Вашего письма. И если Вы успели послать несколько SMSок, то снова: «На какой вопрос этот ответ?» Что мог бы предложить. Нумеруйте свои вопросы и тезисы. Тогда ответ с определенной цифрой будет соответствовать вопросу. Это гораздо экономнее с точки зрения числа знаков, чем повторение ключевых слов и гораздо надёжнее, чем полагаться на догадки.

Электронная почта.

Когда оторвёшься от текучки и оглянешься назад, понимаешь, сколь далеко мы ушли вперёд. Не нужно пробегать марафонскую дистанцию, чтобы донести до сограждан важную весть. Не нужно далеко высовывать язык, чтобы обслюнявить марку на письме. Написал пару строк, по клавшее – щёлк и письмо ушло. Тексты, фотографии, видеоролики, всё легко отправляется адресату. Вы серьёзный деловой человек? Вы подписываете важные документы? Ну, так используйте ЭЦП (электронно-цифровую подпись).

Для нас с Вами важно, что электронная почта (е-почта) – мощнейший инструмент экономии времени. Но обратим внимание, не столько на очевидные преимущества «мгновенного» обмена информацией, сколько на открывающиеся возможности совместной работы, как бы, в режиме диалога. А также удобство обработки и хранения информации приходящей уже в виде электронных файлов.

Совместная работа. Для чего подчас мы встречаемся? Чтобы совместно обсудить документ. Но мы его можем «обсудить» и входе взаимных пересылок. Если срок прохождения почты месяцы и дни, то такой способ хорош для средних веков. В наш «сумасшедший» век счёт идёт на секунды, но и обмен информацией ускорился. Так что «обсуждение» путём обмена посланиями стало вполне разумным и функциональным. И отправитель, и получатель видят всю переписку, «разговор» идёт фактически под протокол. «Разговор» легко возобновить с любого места. Более того. Например, работа с документом особенно эффективна при использовании режима редактирования. Видно, что было, написано, как менялся текст, в примечаниях присутствуют необходимые пояснения. И экономия не только на пересылке, но и на организации встреч. Возможность параллельного решения других задач.

Е-моё. Не надо уже ломать голову над способами перевода в электронный вид. Все у Вас уже в этом самом виде. Части письма легко перетаскиваются в другие файлы, письма сохраняются в архиве, отыскиваются подручными (в Вашем ПК) средствами, и всё это как бесплатное приложение к электронной почте.

Если же Вы научились пользоваться электронной почтой в мобильном режиме, то мобильный офис у Вас в кармане (см. далее).

И еще раз о …

О пространстве

Мы подробно «разобрали» Ваш стол, но ведь он не одинок в пространстве. Много уже книг написано, как оборудовать свой офис. И свет из окна то слева льется, и стол то круглый для совещаний, который круглотою своей всех уравнивает и никого не обижает. По поводу освещения поделюсь своими наблюдениями. Подглядел и опробовал на себе. Не освещение, а наоборот – затемнение. Когда освещен практически только стол. Наверное – световой контраст не очень полезен. Но световым пятном зрительно выделена только рабочая зона. Вам просто НЕ на что отвлечься взглядом. Все лишнее в темноте, а освещено лишь то, над чем работаете.

Не хотел бы подробно вдаваться в вопросы мебели и её расстановки. Но позволю себе напомнить логику работы со столом. Все с чем Вы работает часто, должно быть под рукой и лучше так, чтобы не вставать. Это вся та же борьба за секунду при поиске информации.

Мы с Вами уже использовали стол и раскладки на нём как своего рода планировщик. Эта логика вполне может быть продолжена для борьбы с известной болезнью «забывания» нужных вещей. Вот Вы вспомнили, что нечто Вам может понадобиться. Вы либо должны записать «это» либо сразу положить. А куда? В карман пиджака? Но Вы может быть ещё и не определились с костюмом на завтра и т.п. Положите на стол. Это быстрее, чем записывать, а потом искать. Но всё равно Вам завтра собираться. Вот и возьмёте всё необходимое. Этот совет можно и обобщить. Всё, что не хотите забыть положите туда, куда Вы непременно загляните до выхода (условно говоря, перед дверью).

О времени

Позвольте, глубокоуважаемый читатель, выразить надежду, что наши с Вами рассуждения помогли Вам использовать свое время эффективнее. Более того, надеюсь, Вы стали столь эффективными, что времени вновь не стало хватать. Где же его найти? Давайте присмотримся к структуре наших временных затрат. Думаю, что Вы (с удивлением) обнаружите большое количество «бесхозных» минут в перерывах между другими многочисленными делами (дорога, ожидание, сидение на заседаниях и пр.). А если Вы их просуммируете, то (может и с удивлением) увидите, что речь идет о часах! Но уж больно это какие-то «нерабочие» часы-минуты. Понимаю и даже разделяю Ваше желание найти сразу большой золотой самородок времени. Но ведь если не находится, то, стоит ли пренебрегать поиском и «намывкой» золотых крупинок? Это золото мгновений Вашей жизни! И если поэтические сравнения времён золотой лихорадки Вас не вдохновляют, то приведу «тупую» стандартную формулировку, о том, что копейка рубль бережёт.

Итак, новый резерв времени - Каждую минуту и в любом месте с пользой!

Этот звонкий лозунг приводит к простым выводам.

Во-первых, имеет смысл некоторые дела откладывать на то время, когда другую работу выполнять неудобно. Например, стоя в вагоне метро трудно писать, но легко (иногда J) читать. А на заседании за столом можно и писать, и подписывать (позволю себе предположить, что для дела это будет полезнее, чем играть в крестики-нолики или морской бой с соседом). Соответствующую работу соответствующим условиям.

Во-вторых, надо научиться использовать эффективно любой самый малый отрезок времени, даже если этого времени недостаточно для завершения дела в целом. Более того, надо действовать в режиме разделения времени, запараллеливая всё, что можно.

Работать нужно так, чтобы иметь возможность прерваться и начать с того же места, где Вы прервались (Вспомните свой компьютер – как раздражает время на загрузку). Простейшее средство – закладка в книгу. Сознаюсь, что чтение книги начинаю с вкладывания в неё клочка бумаги (помните, сколько раз уговаривал Вас таскать его в кармане). Этот же клочок бумаги безжалостно рву на более мелкие закладки для отметки страниц с нужными мне цитатами. Хотя трепетное отношение к книге ещё сохраняется и мне удается пока подавлять вполне понятное желание отметить в тексте понравившийся отрывок (А в электронных книгах эта возможность предусмотрена!).

Закладка, конечно, решает задачку только в простейшем случае, когда всего лишь нужно пометить место, где Вы прервались. Но ведь очень часто Вы анализируете, делаете какие-то выводы. Тогда перерыв в работе приведет «к потере несохранённых данных». Поэтому имеет смысл по ходу делать пометки и фиксировать основные моменты. Можно предложить записывать не только ответы, но и вопросы, на которые надо ответить. В этом случае закладка-конспект позволяет быстро «загрузить в себя» ранее обработанную информацию и продолжить работу.

Быстрее избавляйтесь от проблем. Обычная ситуация. Вы узнали нечто, что нужно передать, поручить (или спросить у кого-то). И вот Вы ходите, бегаете, стараясь не забыть. Не старайтесь! Скиньте этот грузик побыстрее. Как? Да тривиально. Сразу же позвоните по телефону (по мобильному). Или запишите в свои задачи, на клочке бумаги, отправьте SMS или послание по электронной почте. Но не перегружайте оперативную память.

Последовательно или параллельно? Глубоко понятно желание завершить одно дело и перейти затем к другому. Но ведь не всегда нам хватает необходимой информации, не сразу и мысль нужная приходит. Так что сидеть и ждать? Можно, но можно и перейти к другому делу, а подсознание пусть работает и ищет ответ. Да ведь и жизнь заставляет выступать этаким «человеком-оркестром», «Юлием Цезарем» и пр. Одновременно валится на Вас и то и сё и пятое и десятое.

– Что делать?

–Управляться

Если память позволяет, помнить. Если уже тяжело, то помечать суть, определять, когда вернуться к задачке. Решать, как только появилась возможность переходить к другой задачке, возвращаться к предыдущей и не упускать ни одной из виду. А здесь Вам уже понадобиться и умение выделять главное и делегировать («никогда ничего не делай сам! ...»).

Одним из прекрасных примеров «запараллеливания» являются встречи вне офиса, на бегу. Простейший случай – совместите кофе-брейк с беседой, обед со встречей с деловым партнером. Помимо привнесения в разговор дополнительных психологических элементов, улучшающих взаимный контакт (преломили хлеб и разделили трапезу), Вы еще и тривиально сэкономили время.

На бегу. Тяжеленько бывает проникнуть в начальнический кабинет. Но и руководитель человек, и он подчас выбирается к народу. Посещает ли предприятие, открывает ли выставку, проводит ли совещание. И эти короткие минуты не должны пропасть даром. Лови мгновение, оно прекрасно для общения. Вам и сказать то подчас надо пару слов или передать бумажку. НЕ пренебрегайте письменным словом и при личном общении! Слово не воробей, вылетит - не поймаешь, если не посадить его в бумажную клетку. Но и не только для начальства этот совет разумен. На многочисленные совещания приходят Ваши коллеги. Так до них нужно дозваниваться, договариваться о встрече, а на совещании – вот собственной персоной. Единственно, что времени маловато. Так Вы одному записочку передайте, а с другим присядьте по соседству рядком и потолкуйте ладком. И время на организацию встречи сбережёте, и время совещательского бдения быстрее пролетит.

Первый этап борьбы за время – не разбрасывать время по минутке.

Второй этап борьбы за время – собирать по крохам («время собирать камни»).

Позвольте здесь привести анекдот, рассказанный президентом Банка Москвы А.Ф.Бородиным. Отец объясняет сыновьям суть работы банкира. Режет сало. Крошек нет… Сало отдают. Но нож то покрыт слоем жира, этот жир остаётся и достается, тому кто режет. Так по капельке и банкиры и богатеют. Со временем тож!

Мобильный офис

«Omnia mea meсum porto»![17]

Да. Даже если мы с Вами убедили друг друга в необходимости работать всегда и везде, всё равно для этого нужны хоть какие-то оргмелочи. Что же это такое? Это и есть мобильный офис. Но, тем не менее, в основе скорее не набор технических средств, а логика организации своей работы. Мобильный офис – это, прежде всего, Вы сами, Ваше умение небольшим набором подручных средств организовать свое рабочее место буквально где угодно. А вот сами технические средства зависят и от Ваших финансовых средств же и от уровня техники, который повышается просто стремительно. Поэтому не столько о технике, сколько о логике и хотел бы поговорить с Вами, уважаемый мой читатель.

Логика мобильного офиса появилась давно (другое дело, что название появилось позже). Читать можно везде, где Вас не толкают и не трясут (поездки, ожидания в приемных, во время совещаний и даже в автомобиле). А если надо написать или подписать что? Ручка в кармане и ровная нетрясущаяся поверхность – вот Вам и офис. Кейс, папка с ровной поверхностью, бумаги, и Вы можете работать в любом месте, где можно присесть. Все что нужно берите с собой. Телефон и раньше можно было найти в учреждении, куда Вас заводили пути. Сейчас, когда мобильный телефон перестал быть роскошью (или наоборот стал для некоторых уже роскошной игрушкой), а является средством коммуникаций, именно он и начал играть основную скрипку в оркестре мобильного офиса. Уже не нужно сидеть на рабочем месте и массу звонков можно осуществлять с дороги, в перерывах между встречами и т.д. и т.п. Удобно? Да. Но скорее уже приходиться защищаться от этого удобства, когда нигде не скроешься от трясущегося, мурлыкающего и играющего карманного друга.

Но мобильный телефон содержит в себе уже и

- Органайзер. Вы всегда знаете, что и когда у Вас должно произойти, можете планировать всегда и везде.

- Диктофон. Записывайте свои гениальные мысли, чужие «потуги» на гениальность. И все это всегда и везде с Вами.

- Электронная почта. И её Вы можете получать и отправлять всегда и везде.

- SMS

- Заметки.

- Фото

- Электронные таблицы, редактор.

- Синхронизация с ПК.

Что еще у Вас есть в офисе, чего нет в Вашем телефоне. Да только одного нет – привычки работать с этим всегда и везде. Для выработки этой привычки давайте и обсудим, какие же такие сложные операции Вы осуществляете за своим рабочим столом и почему же нельзя их проводить вне офиса.

Планирование времени

Эту проблему мы с Вами обсуждали подробно и, надеюсь, что небесполезно. Но теперь уже Вам не надо думать, куда засунуть ежедневник и еженедельник. Он уже у Вас в кармане! Это Ваш мобильный телефон. И если Вы приобретёте вместе с телефоном полезную привычку синхронизировать информацию в нём со своим рабочим ПК, то всегда и везде Вы будете помнить свои планы, не забудете про дни рождения и другие важные мелочи, заполняющие нашу жизнь.

Довольно часто, пытаясь договориться с кем-то о времени встречи, слышал: « Вернусь в офис и посмотрю свой график». Или большой начальник начинает названивать секретарю и интересоваться, что там у него намечено. Секретарь вполне может помочь Вам и более рациональным способом, «назначая» Ваши встречи по электронной почте (они будут появляться в Вашем календаре в ПК, а после синхронизации и в телефоне или КПК). Но «синхронизированный» телефон – это полная и свежая информация у Вас в кармане. Разве это не стоит Ваших усилий?

Разговоры, обсуждение

Разговоры мы часто проводим вне офиса. А вот мобильный телефон позволяет не держаться за своё кресло во время телефонной беседы. Более того, современные офисные АТС дают возможность Вам проводить соединения с нужным Вам человеком через секретаря. Фактически всё как на рабочем месте, только там где удобно и когда Вам удобно. Получили информацию, посетило Вас озарение – тут же скиньте этот информационный груз – позвоните, отправьте сообщение. И дело сделано, и память не загружена, и время сэкономлено.

А что насчёт входящих звонков? Если у Вас есть свободная минутка, то и принимайте их. Правда, из-за подобных советов все места, где собираются люди, превращаются в жужжащие, звенящие, разговаривающие токовища. По улицам ходят странные люди, громко разговаривающие сами с собой (если не обратить внимания на гарнитуру на ухе). Если же разговор не удобен в настоящее время, Вы всегда можете переадресовать звонок на секретаря, на ящик голосовой почты. И освободившись, получив информацию от секретаря ли, с автоответчика позже, продолжить информационный обмен по телефону ли, по почте и т.п.

Чтение, документы, новости,

Помните соображения о чтении в дороге? Теперь при увеличении числа документов в электронном виде так легко перекачать нужные «бумаги» в КПК или даже телефон и буквально унести все в кармане, прочитав при удобном случае (Сознаюсь, что в своем КПК завёл даже специальную папку «Прочитать»). Теперь легко сделать и пометки в прочитанных документах и отослать их далее. В отличие от «бумажных» книг, которые чиркать нехорошо, электронные документы можно легко дополнять пометками и соображениями. И как мы отмечали ранее, эти пометки могут играть роль своеобразных закладок, которые позволят вернуться к прерванной работе в любой удобный момент, запараллеливая работу.

Новости и Интернет в дороге. Давно уже перестали быть чем-то экзотическим. Мобильный телефон уже позволяет это делать без особых проблем. Это дело техники и Вашего желания.

Подготовка документов, письма, расчеты

Если Вы до сих пор создаете свои творения гусиным пером, то вдали от рабочего стола у Вас возникнут трудности при написании текстов. Но простой переход к карандашу эти трудности устранит. В нашем веке для письма нужен не карандаш, а текстовый редактор. Так он есть уже и в КПК и даже в некоторых мобильных телефонах. Более того, редактор КПК позволяет не только написать текст, но и отформатировать его до вполне приемлемого качества. Но даже если Вы лишь написали нужный набор слов, его можно либо отослать по почте тому, кто дооформит письмо, либо на рабочем месте после синхронизации с офисным ПК, отформатировать письмо и распечатать. А может Вы уже ушли от бумаги? Тогда сразу и шлите по электронной почте.

Расчеты. Конечно, простейший калькулятор имеется в мобильном телефоне. Но в них уже появляются и электронные таблицы. А это мощный инструмент. А логика работы с подобными файлами та же, что и с текстовыми файлами. Создал – послал, создал – после синхронизации доооформил.

Почта

Мы с Вами уже договорились, что кипу бумаг можно бросить в портфель и полистать в дороге. Но ведь современные мобильные устройства (КПК, телефон) позволяют ещё и принимать-отправлять электронную почту. А такая возможность обеспечивает вполне полноценную работу вдали от офиса. Могу поделиться своим опытом. В нашей организации электронная почта была достаточно распространена, при этом не только для внутренней переписки, но и принимались и внешние сообщения. Всё это регистрировалось, как положено и поступало ко мне с уже заготовленным проектом резолюции. Эта почта рассматривалась и возвращалась в управление, отвечавшее за документооборот. При этом рассмотрение проходило и на рабочем месте в кабинете и в любом месте, где мне было удобно принять и прочитать почту (дома, в дороге и т.п.).

Печать

Да, пока не ушли в прошлое бумажные носители существует проблема распечатки Ваших гениальных творений созданных в мобильной обстановке.

Мы выше уже определились с тем, как это делать, используя возможности Ваших «мобильного» и «стационарного» офисов (переслал или синхронизировал – распечатал). Но и находясь в других организациях, Вы всегда можете найти принтер. Проблема сведётся к тому, как передать нужный Вам файл на принтер. Если можно напрямую – передавайте. Если компьютер, подключенный к принтеру, имеет выход в Интернет, то передайте Ваш файл на какой-нибудь доступный Вам из Интернета адрес электронной почты. В конце концов, если на Вашем КПК и ПК (с принтером) используются одинаковые карты памяти, то просто переместите файл с помощью этой карточки. Думаю, что можно измыслить и другие «фокусы». Ну, например, передать факс с КПК на стоящий рядом аппарат. Конечно, качество будет хуже, но бумажный вариант Вы получите.

Количество программок и возможностей в Ваших мобильных устройствах уже весьма велико, а количество возможных комбинаций их использования вообще труднообозримо. Поэтому здесь вступают в дело Ваша фантазия и желание экономить время.

Приведу пример. На важном совещании Вы можете записывать, тыкая пальчиком в виртуальную клавиатуру, а можете включить диктофон. И такую запись Вы можете и переслать коллегам и хранить в своём ПК. Фотоаппарат своего мобильника можно использовать не только для фотографирования любимой собаки. На том же совещании можно фотографировать графики на экране, не обязательно что-то переписывать, можно сфотографировать. И т.д. и т.п.

Мой дом − мой офис

Ну, если уж полноценно работать можно везде!!! (см. выше) То дома не только можно, но и приятно (в любимых тапочках и с любимой чашечкой кофе).

Действительно помимо тривиальных действий по чтению «бумажек» в доме подключенному к сетям связи вполне реально осуществлять большинство всех необходимых рабочих операций (не имею в виду промышленное производство) как и в офисе, включая полноценный обмен информацией. Если в Вашей организации компьютерные штучки вошли в плоть и кровь корпоративной культуры, если для руководства важен результат, а не просиживание на работе, то работа в домашней обстановке – обоюдовыгодная сделка и для работника и для работодателя. Весь комплекс Вашего мобильно офиса может быть дополнен ещё принтером-сканером. Последний поможет Вам не только создавать бумажную копию и экономить на поездках в офис, но и обеспечивать создание полноценных архивов и пересылку образов бумажных документов Вашим коллегам.

О Вас

Главное звено – Вы!

Никто не обнимет необъятного.

К.Прутков

Если читатель долистался до этой части, то рискну предложить ему вспомнить начало заметок. Как и было обещано, мы говорили об очень простых, очевидных, банальных вещах. Рискну предположить (не обижайтесь), что Вы НЕ переложили бумажки на столе, НЕ перерисовали экран компьютера, НЕ … и НЕ… . Кто же Вам помешал? И это мы с Вами выяснили. Помните, как мы с Вами искали Вашего главного врага? Так что ж, всё безнадёжно и победить этого коварного ворога невозможно? Неужто некому протянуть руку помощи? Ну, разумеется, не всё так мрачно. Есть у Вас, дорогой читатель, мощный союзник. Есть! Поэтому … о Вас, дорогой мой читатель.

Вы и есть Ваш же лучший друг-союзник (но и враг! Два в одном). Вы и есть необъятный мир. Поэтому не возьмусь высказаться по всем вопросам, которые в этом «мире» могут возникать. Но о некоторых, имеющих отношение к теме нашей беседы, рискну сказать несколько слов.

Ум, не имеющий никакой определённой цели, теряется; быть везде значит быть нигде.

М.Монтень

Читатель не мог не заметить, что на протяжении всего изложения звучала мысль – пойми, что хочешь, к чему стремишься и т.д. Автор заметок стремится, например, не к тому, чтобы обучить чему-то читателя, а напомнить ему о простых, давно известных вещах, позволяющих экономить время. Не прочитать лекцию, а скорее вызвать у читателя реакцию: «Да отстаньте от меня! Сам всё это знаю и сам всё сделаю!» Этой цели автор и старается подчинить всё изложение. Но упоминаю об этом не для рекламы, а опять же для иллюстрации того, что сами по себе обсуждённые приёмы и «примочки» не самоцель. Не знаю как на Вас читатель, а на меня производит угнетающее впечатление суперпедантичный порядок. Не к нему зову Вас. Замечательная получится экономия, если Вы целыми днями будете раскладывать и перекладывать бумажечки, наклеивать этикеточки, расчерчивать рабочий стол и т.д. и т.п. Закупка дорогостоящей компьютерной техники для записи одного дела также смотрится весьма своеобразно. Порядок – это инструмент, а не игрушка и не самоцель. Надеюсь, что Вы к порядку стремитесь не ради него самого, а ради достижения своих, важных для Вас целей. Разумная организация Вашей деятельности и должна Вам помогать, а не занимать всё Ваше время.

К чему эти очередные банальности? – может поинтересоваться читатель. Да дело в том, что одна из крупнейших проблем, мешающих достижению целей, находится внутри нас с Вами. Это умение, способность принять решение и переходить от слов к делу. Попробуйте НЕ принимать решения по документам, которые попадают к Вам на стол. Результат прост – через пару дней Ваш стол покроется толстым слоем бумаг. Да что бумаги! Попробуйте дома, не принимать осознанного решения, куда положить покупки (газеты, носки, хлеб и т.д.) Всё это в невообразимом хаосе заполнит Вашу квартиру. В основе организованности и порядка лежит умение быстро принять правильное решение. От решения уйти нельзя! Даже если Вы думаете, что решение не будет приниматься, это тоже принятое решение – отложить окончательное решение «на попозже» («Я подумаю об этом завтра»).[18] Представьте себя за рулём автомобиля. Каждую долю секунды Вы принимаете и реализуете решение, как повернуть (или не повернуть) руль. В повседневной жизни точно также. Нельзя не принять решение. Вопрос только в том, как Вы его принимаете. Осознанно или нет. НЕТ! Не призываю Вас ВСЕ решения принимать осознанно. Вспомните историю про сороконожку, которая разучилась ходить, как только задумалась какой ногой и в каком порядке ступать. Всего лишь призываю осознать, что от решения уйти не удастся. А неосознанные решения, основанные на подсознании – это реализация Ваших привычек. Поэтому хорошие привычки – это также реальная экономия Вашего времени. Вывод? Как всегда вывод блистает новизной и оригинальностью: «Привыкайте к порядку, и всё будет в порядке!»

Как же внедрять новшества в своей работе? Может быть, написать план внедрения и поэтапного осуществления? Будьте проще! начинайте действовать. Всё что напоминал Вам – элементарно. А поэтому – просто действуйте!

Ну, как же! Возразит мне иной умудрённый жизнью читатель. Надо ведь вначале поучиться, разобраться и т.д. Позвольте и мне поделиться с Вами своей «умудрённостью». Люди, которые начинают взаимодействовать со сложной компьютерной техникой, делятся на две категории. Первые долго читают инструкции и учебники, а вторые начинают сразу стучать по клавишам. При этом последние в случае если, что-то не получается, ищут ответ в самом компьютере (нажимают на клавишу F1. «Эффект F1» в работе с ПК.). Это наблюдение, в частности, и позволяет предложить очередной банальный совет: «Возникнет проблема – найдете и решение».

Классический, вечный вопрос для России: «Что делать?». А может лучше задаться другими вопросами: «Что не делать? И как ничего не делать?». Лень – двигатель прогресса. Задумайтесь, как эффективнее полениться, а когда придумаете, используйте эти находки на практике.

Никто за Вас этого не сделает. Только Вы и только сами!

Сам себЯ менеджер.

Приложение

В приложении полагал бы небесполезным привести примеры из проектов вполне реальных писем, с которыми сам лично сталкивался на практике.

Однако, до настоящего времени Вами не представлены в Комитет документы, препятствующие проведению государственной регистрации.

Причина возникновения этой формулировки проста. В другой части письма речь шла о причинах, препятствующих регистрации. Когда дело дощло до устранения этих причин и предоставления соответствующих документов, комбинирование двух отрывков письма и дало представленный Вам гибрид. Это во многих случаях приводит к соответствующим ошибкам (см. далее).

Согласно договору № 1 от 25.06.01 (далее Договор) предметом договора является продажа Продавцом Покупателя…

Без комментариев – и так смешно.

Уважаемый Владимир Петровича!

Мы уже говорили об отношении человека к собственному имени. Но …

Кроме того, в представленной экспликации БТИ на здание по адресу: пр-т Вернадского, д. 82, стр. 3 отсутствует указание адреса объекта недвижимости.

Остается только догадываться, как это получилось, но стандартный совет надо не только писать, но самому перечитывать написанное.

Кроме того, копия акта приема-передачи не заверена ненадлежащим образом (нет подписей и печатей двух сторон).

Кроме того, копия указанного документа ненадлежащим образом не заверена.

Подобный ляп получается часто. Где использовать частичку «НЕ». Не досмотрел и использовал ее дважды. Результат перед Вами.

Заявление, надлежащим образом оформленные документы, а также платежное поручение на восстановленные права собственности ООО…

И кому же это надо было заплатить за восстановление права? Хорошо, если над ошибкой просто посмеются, а если воспримут всерьез?

[1] Не буду долго «грузить» читателя деталями и рассуждениями, тем более что существует прекрасная, я бы сказал, классическая книга Г.Х. Попова «Техника личной работы».

[2] Стол Ваш делится, вольно или невольно, на две части – рабочую (где и располагаются Ваши документы) и вспомогательную (то, что Вам нужно для работы помимо документов). Если же на Вашем столе не удается отделить рабочую часть от вспомогательной, то снимите Ваш недоеденный бутерброд с этого текста, пиджак со стола переместите в шкаф (ну и т.д.) и после этого продолжайте чтение.

[3] Вспомните, у больших начальников в кабинете целый приставной стол с выстроившимися в ряд телефонами, да еще мобильные в карманах верещат.

[4] И здесь не постесняюсь отослать читателя к книге Г.Х. Попова «Техника личной работы».

[5] Кстати, когда мы с Вами ведем речь о столе, правильнее говорить о рабочем пространстве. Ведь документов может быть настолько много, что и на столе они не уместятся. Тогда приходится использовать стеллажи и т.п. А мне доводилось видеть кипы документов и на стульях, и на диванах, и на подоконниках, и даже на полу.

[6] Наблюдательный и проницательный читатель заметит сходство названий с обозначениями, которые используются в Windows. Ох, случайно ли это?

[7] Ради истины и полноты картины приведу цитату — источник названия этого раздела: «Полицейский находится на своем месте не для того, чтобы создавать беспорядок: полицейский находится там, чтобы поддерживать беспорядок» (Ричард Дж. Дейли, мэр Чикаго. Цитируется по книге: Закон Мерфи: Мерфология – общая и частная; Принцип Питера, или Почему дела всегда идут вкривь и вкось. Л. Дж. Питер. Мн.: ООО «Попурри», 1997).

[8] Ко мне эта мысль поступила в виде анекдота.

[9]Антуан де Сент– Экзюпери. " Маленький принц ":

– Есть такое твердое правило, – сказал Маленький принц. – Встал поутру, умылся, привел себя в порядок – и сразу же приведи в порядок свою планету.

[10] Выдержка из статьи «Технологии электронного документооборота» журнал «Открытые системы» октябрь 2002 г.

[11] «Менеджер располагает особым инструментом – информацией. Он не «манипулирует» людьми; он мотивирует, направляет и организует людей, чтобы они более эффективно выполняли свою собственную работу. Его инструментом – единственным инструментом, с помощью которого он работает, является написанное или произнесенное слово или цифра. И какой бы ни была сфера деятельности менеджера – производство, бухгалтерия или сбыт, - эффективность его работы зависит от его способности слушать и читать, от способности говорить и излагать свои мысли на бумаге. Одно из важнейших умений менеджера – умение доносить свои мысли и идеи до других людей, а также умение понимать других людей.» «Менеджеры должны, прежде всего, досконально изучить свой родной язык, чтобы понимать точное значение каждого его слова и выражения. Возможно, самое важное заключается в том, что они должны научиться ценить родной язык как настоящее богатство, бесценный дар, унаследованный ими от своих предков.»

Друкер, Питер, Ф.Практика менеджмента.: Пер. с англ.: - М.: Издательский дом «Вильямс», 2003

[13] Попутно. Замечание о памяти также характерно для нашего "информационного века". Где-то слышал. Вроде так. Но точно не помню. Вовремя не записал – потерял.

[14] Не будем лукавить. Иногда встречи проводятся не для того, чтобы решить вопрос, а для того, чтобы уйти от решения, создав у второй стороны ощущение «бурной» деятельности и глубокой заинтересованности в реальных шагах.

[15] Даже вопрос о половой принадлежности может оказаться нетривиальным (гермафродит). Вспомните классический фильм «Чапаев». «Вы за кого? За большевиков или за коммунистов?» И на это следует глубоко логичный и последовательный ответ: «Я за Интернационал». В целом, конечно, это проблема возможности предусмотреть категории для всех видов информации и на все случаи жизни. Но не всегда ответ может быть однозначен – Да или нет. Как закоренелый трезвенник должен правдиво ответить на вопрос: «Вы бросили пьянствовать?».

[16] Обратите внимание, что в российской традиции использовать слово «Дума».

[17] «Все свое ношу с собой»

[18] «Решение не предпринимать никаких действий столь же полноценная альтернатива, как и решение предпринять то или иное действие. Тем не менее, лишь немногие люди учитывают возможность такой альтернативы. Они, например, полагают, что, не предпринимая никаких действий можно избежать принятия «неприятных» решений. Единственный способ уберечь их от подобного самообмана – разъяснить те последствия, которые появятся в результате решения не предпринимать никаких действий.»

Друкер, Питер, Ф.

Практика менеджмента.: Пер. с англ.: - М.: Издательский дом «Вильямс», 2003. – 398 с.: ил.